Шаблон для дел: Бесплатные еженедельники и шаблоны для списков

Шаблоны для печати

В этом разделе можно скачать полезные шаблоны для домашнего органайзера. Просто распечатывайте и пользуйтесь! А еще — почитайте мою статью о том, как пользуюсь этими бланками я.

• Тайм-менеджмент
  • — Задачи на неделю
  • — Список дел по категориям
  • — Матрица Эйзенхауэра
• Деньги, платежи
  • — Расходы на месяц
  • — Расходы на год
  • — Долги
  • — Ежемесячные платежи
• Кухня
  • — Блюда
  • — Меню на неделю
  • — Мои рецепты
• Разное
  • — Дни рождения
  • — Книги
  • — Косметика
  • — Логины и пароли

Хотите получить все эти шаблоны одним архивом? Оставьте свою эл.почту – и мы пришлем их вам!

Тайм-менеджмент

Задачи на неделю

Скачать шаблон: — PDF для печати

Список дел по категориям

Список дел по принципу категорий – Дом, Работа, Семья и др. Читать статью  о техниках управления временем (в т.ч. об этой) Скачать шаблон: — PDF для печати

Матрица Эйзенхауэра

Список дел по принципу Важные-Срочные, Неважные-Срочные, Важные-Несрочные, Неважные-Несрочные. Читать статью о матрице Эйзенхауэра с примером ведения Скачать шаблон: — PDF для печати

Деньги, платежи

Расходы на месяц

Скачать шаблон: — PDF для печати

Расходы на год

Скачать шаблон: — PDF для печати

Долги

Скачать шаблон: — PDF для печати

Ежемесячные платежи

Скачать шаблон: — PDF для печати

Кухня

Блюда

Скачать шаблон: — PDF для печати

Скачать шаблон: — PDF для печати

Мои рецепты

Скачать шаблон: — PDF для печати

Разное

Дни рождения

Скачать шаблон: — PDF для печати — XLS для редактирования

Книги

Скачать шаблон: — PDF для печати

Косметика

Скачать шаблон: — PDF для печати

Логины и пароли

Скачать шаблон: — PDF для печати

P. S. Как провести расхламление и разобрать домашние завалы? Как легко расставаться с ненужными вещами? Как навести порядок, который сохраняется, а не исчезает через день?

Ответы — в бесплатном гиде 18 правил для расхламления и порядка. Получите его в подарок! — ВКонтакте или на свою электронную почту.

Как получить?

• ВКонтакте:   Получить гид бесплатно →
  или
• На e-mail: введите ниже свою почту:

* Подписываясь, вы даете раз­реше­ние на полу­че­ние от меня писем и на обра­бот­ку пер­со­наль­ных дан­ных сог­лас­но Поли­ти­ке кон­фи­ден­ци­аль­но­сти

3 шаблона от реальных менеджеров в IT — Сервисы на vc.ru

Внутри статьи шаблоны, которыми поделились управленцы моей компании Ratio. Они работают по разным методикам таск-трекинга, но я не разрываюсь между приложениями, когда нужно проверить загрузку менеджеров.

18 549 просмотров

Сервисы вроде Asana всегда основаны на конкретной методике. Сменить подход нельзя, всей команде приходится играть по одним правилам. Но хороший менеджер должен быть гибким, поэтому его работу не нужно подгонять под общий шаблон.

В Notion ваши сотрудники смогут вести задачи по-своему. Пусть шаблоны из этой статьи станут отправной точкой для создания собственных подходов.

В Notion можно настроить таск-трекинг под себя, при этом сохранится главное преимущество единого приложения — директор будет видеть всё в одном месте.

Если вы недавно начали внедрять Notion, вам поможет моя обучающая рассылка — там полезных шаблонов ещё больше. Подробности читайте в телеграм-боте @CorpNotionBot, а в конце этой статьи ищите промокод на скидку.

Все шаблоны из этой статьи можно скопировать в свой Notion с помощью кнопки Duplicate в правом верхнем углу

Подход 1: фокус дня

Продакт-менеджер Ольга одновременно управляет проектами на разных стадиях (даже ведёт продажи).

Её задачи часто возникают из ниоткуда и требуют быстрого решения, поэтому долгосрочное планирование не работает.

Для Ольги фактически выполненная работа и быстрая реакция на изменения важнее, чем идеальный план, который никогда не осуществится.

Шаблон: фокус дня

Этот шаблон понравится менеджерам, привыкшим работать с тремя и более проектами сразу. Он не подходит для долгосрочного планирования, зато позволяет сделать работу здесь и сейчас.

По шаблону видно, что он не использует какую-то конкретную методику учёта задач — и уж тем более он не про суровый тайм-менеджмент. Его предназначение проще: составить списки дел на сегодня и завтра.

Если входящая задача не горит, она по умолчанию попадает в список на завтра. В конце дня нужно разобрать все завтрашние задачи, проставив дни в поле Date.

Список дел на сегодня не переключается автоматически, нужно менять дату в меню Filter. Так невыполненные задачи не потеряются, если вы забыли разобрать списки вечером

В шаблоне над таблицей есть строка «Фокус дня» — туда записывается одна задача, которая точно должна быть сделана сегодня.

При этом из обычного списка фокусная задача не убирается.

Фокус дня важнее, чем список задач. Если что-то из списка можно не успеть, то фокус нужно выполнить точно — иначе день пройдёт зря.

Не все задачи можно завершить сразу, поэтому в таблице есть графа «В ожидании». Галочка там означает, что менеджер сделал всё, что возможно на данный момент. Теперь нужно дождаться ответа заказчика или проконтролировать работу исполнителя.

В идеале нужно также выставлять фокус недели — каждый фокус дня должен приближать вас к нему. На практике не всегда получается так, но используйте эту механику, если вам требуется больше планирования.

Иногда для крупных проектов создаётся отдельная страница с задачами — например, это может быть канбан-доска для всей команды. Чтобы не тратить время на двойной учёт, на личной странице такие проекты можно не расписывать подробно. Но фокус дня лучше проставлять всегда — это основная механика, которая помогает держать себя в тонусе.

Вести задачи в Notion приятно, всё можно настроить под себя — и быстро что-то поменять, если стало неудобно. Иногда вместе с Notion я использую стандартные заметки в телефоне. Так можно быстро раскидать план на ближайшие часы, при этом не устраивая путаницу в основном списке задач.

Ольга Бочарова, Продакт-манеджер

Подход 2: ресурс руководителя

В Ratio отдел разработки административно делится на три части: бэкенд, фронтенд и разработчики, которых мы отдали в аренду другим компаниям — по модели аутсорсинга. Получается больше десяти человек, которыми через тимлидов управляет руководитель отдела Григорий.

Самое опасное в его работе — это потеря концентрации. Разработчики часто отвлекают вопросами: переключаясь между контекстами разных проектов, руководитель теряет время и силы, даже выгореть может.

При этом ему нужно не только решать проблемы подчинённых, но и разбираться со сложными задачами по разработке.

В такой ситуации главная цель таск-трекинга — помочь руководителю заниматься действительно важными делами, при этом не усложняя планирование (иначе он завязнет в нём).

Шаблон: ресурс руководителя

Шаблон подойдёт тем, у кого скопилось задач на многие месяцы вперёд. Он хорошо отделяет важные и срочные дела от того, что может подождать.

Этот список работает по методике Getting Things Done (GTD). Её придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению.

Чтобы организовать задачи по методике GTD, нужно создать в Notion блок Database и настроить для него шесть представлений (Views).

Inbox — сюда попадают все входящие задачи, которые появились в течение дня и не требуют решения прямо сейчас.

Today — дела на сегодня. Подбираются автоматически: у задач есть поле Date, по которому выстраивается список.

Tomorrow — список дел на завтра. Тоже формируется по полю Date.

Next — задачи, которые нужно сделать сразу, как представится возможность. Список формируется по значению поля List.

Someday — дела, которые могут подождать. Впоследствии переезжают в Next или удаляются.

Waiting — список наблюдения. Здесь собираются задачи, которые были частично сделаны, но дальше двигаться пока нельзя — например, если вы ждёте обратную связь от клиента.

Раз в неделю руководитель просматривает Someday, проставляет даты и меняет статусы задач. Next тоже можно открывать раз в неделю, но лучше делать это каждый день. Inbox в любом случае разгребается ежедневно, задачи из него нужно распределять по другим спискам.

Подбирать задачи на день помогает поле Context. Допустим, вы знаете, что нужно сделать задачу по Проекту 1. Проверьте контекст «Проект 1» и найдёте другие задачи, которые можно сделать за один заход, чтобы потом не тратить силы на новое погружение в контекст.

Чтобы списки в GTD не забивались, у нас появилась рекомендация: не больше 7 задач в списке на день, выработка по 5 часов — остальное уходит на рабочую коммуникацию. Но это не жёсткое правило — можно настроить количество задач и выработку под себя и отклоняться от плана, если необходимо.

Также каждый пункт в списке может состоять из подзадач. В Notion элемент базы данных легко превратить в отдельную страницу, так что подзадачи добавляются прямо в карточку основной задачи.

Notion можно использовать в качестве таск-менеджера, хоть и работает он медленно. Всё же это инструмент общего назначения, у него много лишних для этой задачи функций. Для задач вне работы я использую TickTick, но чтобы не увеличивать количество платформ, мы договорились вести мой список рабочих дел в Notion.

Григорий Бычек, Руководитель отдела разработки

Лайфхак: приложение Notion для десктопа работает заметно быстрее, чем веб-версия. Также есть специальная версия для макбуков на M1 — она просто летает.

Подход 3: приоритеты важнее всего

Продакт-менеджер Никита управляет разработкой веб-сервисов и пользуется методикой Getting Things Done, но с важным дополнением: он чётко прописывает приоритет каждой задачи.

Также он не использует теги Someday и Waiting — из-за менеджерской специфики его задачи не будут ждать так долго.

Шаблон: приоритеты

Этот шаблон подойдёт, если вам всё же удобнее видеть все задачи разом. Но в этом случае нужно расставлять задачи по приоритетам, чтобы не путаться в порядке действий.

Теги приоритета проставляются в отдельном столбце

Такой подход может оказаться удобнее классического GTD, потому что он сортирует задачи по важности даже внутри одного дня. Это полезно, если менеджер плотно загружен, но фокус дня применить нельзя — нет одной задачи, которая бы заслуживала внимания больше всех остальных.

В шаблоне задачи разделены по типам:

• Сделать – непосредственные действия: кому-то написать, что-то отправить.
• На контроле – проверить выполнение задачи.
• Поставить задачу – делегировать, либо поставить задачу разработчику в YouTrack.

Входящие задачи должны сразу отправляться на завтра, но на практике это не всегда получается. И всё же приоритеты помогают выполнить большую часть из запланированного.

В Notion вся информация по работе, бэклоги по проектам. Интерфейс в целом удобный, информация легко редактируется. Хочется, чтобы невыполненные задачи автоматически переползали на следующий день — но это мелочи. Кроме Notion ничем особо не пользуюсь, только в Google Календаре ставлю напоминания о личных делах.

Никита Бронников, Продакт-менеджер

Подписывайтесь на рассылку про Notion

Рассылка «Бизнес-процессы в Notion» находится в телеграм-боте @CorpNotionBot. Она платная, но это того стоит — внутри 20 шаблонов, с помощью которых вы сможете перенести все бизнес-процессы вашей компании в одно приложение.

Промокод на скидку 30%: NOTIONTASK

Также я веду телеграм-канал @panfilovonline, пишу про управление распределённой командой и разработку цифровых продуктов. Подписывайтесь, там тоже интересно.

бесплатных шаблонов бизнес-кейсов | Smartsheet

Автор Smartsheet Кейт Эби

25 июня 2018 г.

Попробуйте Smartsheet бесплатно Получите бесплатную демонстрацию Smartsheet

Бизнес-план помогает заинтересованным сторонам понять, что вы хотите сделать, какую пользу принесет ваш план организации и возможен ли этот план. Шаблон бизнес-кейса обеспечивает структуру для исследования и представления четкого и всеобъемлющего документа.

В этой статье вы узнаете, что нужно включить при создании собственного бизнес-кейса, а также найдете готовые загружаемые шаблоны бизнес-кейсов в форматах Word и PowerPoint, например, одностраничный шаблон бизнес-кейса, строительный бизнес. шаблон дела и многое другое.

Одностраничный шаблон бизнес-обоснования

 

‌   Скачать шаблон в Word

Попробуйте шаблон Smartsheet   ‌

Если у вас есть простой, но дорогостоящий шаблон списка бизнес-обоснований, воспользуйтесь этим кратким, но дорогостоящим предложением. что вы хотите сделать, почему вы хотите это сделать, как вы хотите это сделать, кто получает пользу от проекта и все, что может помешать успеху проекта. Этот шаблон также может стать основой устава вашего проекта.

Шаблон бизнес-обоснования проекта

 

‌   Загрузить шаблон в Word

Попробуйте шаблон Smartsheet   ‌

Иногда нелегко количественно оценить преимущества и недостатки проекта. Этот шаблон бизнес-кейса проекта включает схему взвешивания для создания оценки для каждого предложенного варианта и позволяет оценивать риски.

Простое и эффективное управление проектами с помощью Smartsheet.

Smartsheet — это облачная платформа, которая позволяет командам и организациям планировать проекты, управлять ими и составлять отчеты, помогая вам двигаться быстрее и достигать большего. См. Smartsheet в действии.

Посмотреть бесплатную демонстрацию

Шаблон бизнес-обоснования строительства

 

‌ ‌Загрузить шаблон бизнес-обоснования строительства — Word

Этот шаблон бизнес-обоснования строительства включает разделы для различных типов информации и анализа, которые могут потребоваться для крупного строительного проекта. В нем перечислены виды документов, необходимых для подготовки к строительству, а также приведена подробная информация о заинтересованных сторонах и их интересах. Он также включает таблицы, помогающие визуально сравнивать анализы. Детали поставки или реализации проекта могут стать основой для плана вашего проекта.

Простой шаблон бизнес-кейса

 

‌ Загрузить простой шаблон бизнес-кейса

Этот простой шаблон бизнес-кейса в Word затрагивает все основные области, необходимые для бизнес-кейса. Добавьте столько информации в каждый раздел, сколько необходимо, или добавьте другие разделы, чтобы отразить требования вашей организации.

Шаблон презентации бизнес-кейса PowerPoint

 

‌ Скачать шаблон презентации бизнес-кейса — PowerPoint

Простой документ Word может предоставить хороший способ задокументировать причины, требования и расходы, включенные в ваше экономическое обоснование. Но визуальные представления могут быстро сообщать важные факты и могут быть необходимы, если вы представляете свое экономическое обоснование на встрече. Используйте этот шаблон для визуальной передачи информации.

Шаблон бизнес-обоснования ИТ

 

Загрузить шаблон бизнес-обоснования ИТ

Word | PDF

Для изменений на уровне предприятия может потребоваться экономическое обоснование затрат, ресурсов и усилий. Этот шаблон бизнес-кейса ИТ предоставляет место для обсуждения того, почему вам требуется изменение, как вы будете получать новое решение и как вы будете управлять миграцией и внедрением.

Шаблон бизнес-обоснования в области медико-биологических наук

 

‌ Загрузить шаблон бизнес-обоснования в области медико-биологических наук — Word

В дополнение к обычным разделам содержания в бизнес-обосновании, этот шаблон бизнес-обоснования в области медико-биологических наук включает блоки для контроля версий и отслеживания изменений. .

Что такое экономическое обоснование?

Бизнес-обоснование (также известное как бизнес-потребность ) определяет проблему или возможность, измеряет эффект проекта, который решает проблему или использует возможность, а также разъясняет затраты и выгоды предлагаемого плана.

Вам нужно экономическое обоснование, когда вам нужно обосновать ресурсы или затраты на проект. Благодаря хорошо продуманному бизнес-плану заинтересованные стороны и инвесторы могут определить, следует ли предприятию вкладывать ресурсы в проект. Бизнес-план также обеспечивает структуру для представления выводов и рекомендаций. Кроме того, он предлагает способ определить, соответствует ли проект стратегическим целям организации.

Хотя подготовка экономического обоснования может показаться еще одним документом в длинной цепочке задач по управлению проектом, эта предварительная подготовка необходима для конечного успеха любого предприятия. При запуске до начала проекта бизнес-кейс показывает заинтересованным сторонам — и даже вам — стоит ли начинать проект. Это может выявить проблемы, которые потенциально могут привести к пустой трате времени и других ресурсов, не принося пользы. Без бизнес-кейсов у вас нет возможности расставлять приоритеты проектов. Если вы не сформулируете четко желаемые результаты до начала проекта, инвесторы и заинтересованные стороны могут легко быть недовольны или разочарованы результатом. И по мере того, как проект продвигается и в конечном итоге завершается, у вас нет точки отсчета для измерения достижений.

Исходные данные для бизнес-кейса включают такие вещи, как нормативные и правовые требования, изменения на рынке и потребительский спрос.

Вы можете использовать шаблон бизнес-кейса в качестве руководства, чтобы не забыть включить все необходимое содержимое. Шаблон также предлагает форматирование, поэтому вам не нужно беспокоиться о макете и дизайне.

Процесс написания бизнес-кейса и шаблона бизнес-кейса

Плохая подготовка и недостаточное участие высшего руководства часто приводят к провалу проекта. Хороший кейс поможет вам избежать этих ловушек.

Начните с консультации с ключевыми людьми, например, с финансовым отделом, чтобы получить точные оценки и детали текущей ситуации, а также представление о том, как будут выглядеть улучшения. Кроме того, не забывайте следовать всем соответствующим политикам и процедурам компании при подготовке экономического обоснования и разработке предлагаемого проекта.

При написании бизнес-обоснования учитывайте следующие указания на успех:

• Пишите голосом своих читателей и заинтересованных сторон, но по возможности избегайте жаргона.
• Кратко сообщайте о существенном содержании.
• Будь интересным, даже занимательным.
• Четко определите свои цели и то, какую пользу они могут принести организации.
• Ограничьте количество авторов, чтобы сохранить единообразие голоса и стиля.

Основные элементы шаблона бизнес-обоснования

Ваше экономическое обоснование предназначено для того, чтобы предоставить спонсорам, заинтересованным сторонам и инвесторам четкое представление о результатах и ​​преимуществах вашего проекта. Как правило, экономическое обоснование содержит следующие сведения о проекте:

• Резюме высокого уровня
• Финансовая информация о затратах и ​​выгодах
• Детали прицела
• Преимущества и риски
• Информация о том, как будет управляться проект
• Измерения для успеха

Образец шаблона бизнес-кейса доступен здесь для руководств по сертификации менеджмента, используемых в Великобритании, Австралии и других странах. Количество разделов и детализация вашего бизнес-кейса будет варьироваться в зависимости от сложности и масштаба вашего предполагаемого проекта. Типичные элементы включают большинство или все из следующего:

• Резюме: В частности, в правительственных или официальных деловых ситуациях, резюме может быть единственной частью документа, которую читают заинтересованные стороны, инвесторы, средства массовой информации и другие заинтересованные стороны. Резюме должно отражать, что будет сделано, кто будет это делать, сколько это будет стоить, как и кому это будет выгодно — на одной странице или меньше. Другим критерием длины является то, что чтение не должно занимать более пяти минут.
• Назначение: Цель проекта описывает предысторию бизнес-проблемы или возможности. В нем подробно описывается, как предполагаемое изменение (путем завершения проекта) улучшит ситуацию.
• Альтернативы: Исследование и описание жизнеспособных альтернатив рекомендуемому проекту поможет создать более яркий контекст для рекомендуемого решения. Представление альтернатив также продемонстрирует заинтересованным сторонам, что вы внимательно рассмотрели свой проект и что он не был выбран произвольно.
• Стратегическое согласование: Объяснение того, как ваш план вписывается в общее стратегическое направление организации и продвигает его вперед, имеет решающее значение. Постановка целей и задач проекта в этом контексте может укрепить вашу позицию.
• Воздействие на организацию: Обсудите, как предлагаемый проект изменит организацию. Рассмотрите любые соответствующие отделы, оборудование, процессы или роли. Анализ заинтересованных сторон (т. е. понимание текущей ситуации и требований каждой заинтересованной стороны) может внести свой вклад в эту картину.
• Допущения и ограничения: Четко укажите любые предполагаемые ресурсы или ограничения. Например, если точно известно о финансировании от одного агентства, обратите на это внимание. Если успех зависит от внедрения новой платформы, учтите это. Список допущений может расти и меняться по ходу проекта. Вы также можете рассмотреть любые взаимозависимости, которые могут повлиять на план.
• Выгоды: Сформулируйте ожидаемые результаты, чтобы показать, как вся организация выигрывает и улучшается благодаря вашему проекту. Примерами преимуществ являются большее количество обслуживаемых клиентов, меньшая нагрузка на глаза у представителей службы поддержки на рабочих станциях или заплата на крыше перед сезоном штормов.
• График и стоимость: Набросайте план с кратким графиком разработки и завершения проекта, включая основные этапы. Для технологических проектов при необходимости предоставьте обзор плана миграции. На временной шкале добавьте анализ затрат и выгод и бюджет, возможно, даже с учетом текущих затрат на техническое обслуживание.
• Риски и возможности: Риски описывают то, что может задержать или помешать завершению проекта или повысить стоимость проекта. В зависимости от масштаба вашего проекта завершите анализ вашего бизнес-кейса, изучив факторы PESTLE (политические, экономические, социальные, технологические, юридические и экологические). Для каждого выявленного вами риска включите план смягчения последствий.
• Рекомендация и обоснование: Укажите предпочтительный вариант и обобщите связанные с ним риски и затраты, а также факторы, обосновывающие его рекомендацию.
• Управление и отслеживание прогресса: Опишите, кто отвечает за управление проектом и кто несет ответственность за его поддержку. Укажите, как прогресс будет измеряться и сообщаться.

Вы также можете включить блоки подписи для утверждающих, таблицу с именем спонсора, именами тех, кто оказывает поддержку или экспертную оценку документу, оглавление с гиперссылками на заголовки первого и второго уровня, приложение для прикрепленных рабочие листы и другие вспомогательные документы, а также глоссарий терминов. Чтобы озаглавить документ, следуйте соглашениям об именовании вашей организации и укажите номер версии, особенно если проект сложный и экономическое обоснование, вероятно, подвергнется изменениям.

Кто участвует в бизнес-кейсе?

Спонсор проекта готовит экономическое обоснование в сотрудничестве с членами команды и экспертами в соответствующих областях, таких как информационные технологии или финансы.

В некоторых компаниях могут быть специальные офисы по управлению проектами. В этом случае офис управления проектом готовит экономическое обоснование. Если внешняя организация запрашивает поддержку, эта организация готовит экономическое обоснование. Спонсор проекта и заинтересованные стороны рассматривают экономическое обоснование. В зависимости от экономического обоснования проект может быть одобрен, отклонен, изменен или отложен.

Советы по созданию убедительного бизнес-обоснования и шаблона бизнес-обоснования

Может показаться, что бизнес-обоснование требует много информации, но вы можете сделать его простым, если будете помнить о нескольких вещах:

• Определите стратегическую роль и цели проекта в начале тематического исследования.
• Создайте контекст для проекта, обсудив его историю и предысторию.
• Показать сходство между предлагаемым проектом и предыдущими успешными проектами. Также обсудите важные различия.
• Не показывайте просто исправления проблем. Найдите возможности, где это возможно, и выделите их в своем тематическом исследовании.
• Укажите выгоды, которые появятся после завершения проекта.

Улучшите свои бизнес-кейсы с помощью Smartsheet для управления проектами

Предоставьте своим сотрудникам возможность делать все возможное с помощью гибкой платформы, разработанной в соответствии с потребностями вашей команды и адаптирующейся по мере изменения этих потребностей.

Платформа Smartsheet позволяет легко планировать, регистрировать, управлять и составлять отчеты о работе из любого места, помогая вашей команде работать более эффективно и делать больше. Составляйте отчеты по ключевым показателям и получайте представление о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчетов, информационных панелей и автоматизированных рабочих процессов, созданных для того, чтобы ваша команда была на связи и информировалась.

Когда у команд есть четкое представление о выполняемой работе, невозможно сказать, сколько еще они могут сделать за то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.

 

 

 

Узнайте, почему более 90 % компаний из списка Fortune 100 доверяют Smartsheet выполнение своей работы.

Попробуйте Smartsheet бесплатно Получите бесплатную демоверсию Smartsheet

Как написать экономическое обоснование (шаблон включен)

Что такое экономическое обоснование?

Экономическое обоснование — это документ по управлению проектом, в котором объясняется, почему выгоды от проекта перевешивают его затраты и почему его следует выполнять. Бизнес-кейсы готовятся на этапе инициации проекта, и их цель состоит в том, чтобы включить все цели, затраты и выгоды проекта, чтобы убедить заинтересованные стороны в его ценности.

Бизнес-кейс — это важный проектный документ, который доказывает вашему клиенту, заказчику или заинтересованному лицу, что проект, который вы представляете, является надежной инвестицией. Ниже мы иллюстрируем шаги по написанию того, что повлияет на них.

Потребность в бизнес-кейсе заключается в том, что он собирает финансовую оценку, предложение, стратегию и маркетинговый план в одном документе и дает полное представление о том, какую пользу проект принесет организации. Как только ваше экономическое обоснование будет одобрено заинтересованными сторонами проекта, вы можете приступить к этапу планирования проекта.

Как написать экономическое обоснование

Проекты терпят неудачу без надежного экономического обоснования, поскольку этот документ необходим для начала проекта и является основой для устава проекта и плана проекта. Но если бизнес-обоснование проекта не привязано к реальности и не отвечает потребностям, которые соответствуют более крупным бизнес-целям организации, то оно не имеет значения.

Получите бесплатно шаблон бизнес-кейса

Используйте этот бесплатный шаблон бизнес-кейса для Word, чтобы лучше управлять своими проектами.

Исследование, которое вам потребуется для создания сильного бизнес-кейса, — это почему, что, как и кто вашего проекта. Это должно быть четко сообщено. Элементы вашего бизнес-кейса будут касаться причин, но более подробно. Думайте о бизнес-обосновании как о документе, который создается на этапе инициации проекта, но будет использоваться в качестве справочного материала на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Независимо от того, начинаете ли вы новый проект или находитесь на полпути к его завершению, найдите время, чтобы написать экономическое обоснование, чтобы оправдать расходы на проект, определив бизнес-выгоды, которые принесет ваш проект и в которых заинтересованные стороны больше всего заинтересованы в получении от работы. . Следующие четыре шага покажут вам, как написать бизнес-кейс.

Шаг 1. Определение бизнес-проблемы

Проекты не создаются ради проектов. У них есть цель. Обычно они инициируются для решения конкретной бизнес-проблемы или создания бизнес-возможностей.

Вы должны «Лидировать с необходимостью». Ваша первая задача — выяснить, в чем заключается эта проблема или возможность, описать ее, выяснить, откуда она берется, а затем определить временные рамки, необходимые для ее решения.

Это может быть простое утверждение, но его лучше всего сформулировать с помощью некоторых исследований экономического климата и конкурентной среды, чтобы оправдать сроки проекта.

Шаг 2. Определите альтернативные решения

Как узнать, является ли проект, за который вы беретесь, наилучшим решением описанной выше проблемы? Естественно, выбрать правильное решение сложно, и путь к успеху не вымощен необоснованными предположениями.

Один из способов сузить фокус и прояснить правильное решение — выполнить следующие шесть шагов (конечно, после соответствующего исследования):

1. Обратите внимание на альтернативные решения.
2. Количественная оценка преимуществ каждого решения.
3. Кроме того, спрогнозируйте затраты, связанные с каждым решением.
4. Тогда выясните его осуществимость.
5. Определите риски и проблемы, связанные с каждым решением.
6. Наконец, задокументируйте все это в своем бизнес-кейсе.

Шаг 3. Рекомендация предпочтительного решения

Затем вам нужно ранжировать решения, но перед этим лучше установить критерии, возможно, иметь механизм подсчета очков, который поможет вам расставить приоритеты для решений, чтобы лучше выбрать правильное.

Некоторые методологии, которые вы можете применить, включают:

• В зависимости от стоимости и преимуществ решения дайте ему оценку от 1 до 10.
• Основывайте свой счет на том, что для вас важно.
• Усложните свой рейтинг, чтобы охватить все основы.

Независимо от вашего подхода, как только вы суммируете свои числа, лучшее решение вашей проблемы станет очевидным. Опять же, вы захотите, чтобы этот процесс также был задокументирован в вашем бизнес-кейсе.

Шаг 4. Опишите подход к реализации

Итак, вы определили свою бизнес-проблему или возможность и то, как ее достичь, теперь вам нужно убедить заинтересованные стороны в том, что вы правы и что у вас есть лучший способ реализовать процесс для достижения ваших целей. Вот почему документация так важна; он предлагает практический путь решения основной проблемы, которую вы определили.

Теперь это не просто упражнение, направленное на то, чтобы успокоить высшее руководство. Кто знает, что вы можете открыть в ходе исследования, посвященного изучению основной проблемы и поиску альтернативных решений? Вы можете сэкономить организации миллионы, используя альтернативное решение, отличное от первоначально предложенного. Когда вы приступите к работе над убедительным экономическим обоснованием, вы сможете привлечь к себе спонсоров или руководство организации и получить четкое представление о том, как обеспечить получение бизнес-преимуществ, которых они ожидают.

Шаблон бизнес-кейса

Наш шаблон бизнес-кейса для Word — идеальный инструмент для начала написания бизнес-кейса. Он имеет 9 ключевых областей бизнес-кейса, которые вы можете настроить по мере необходимости. Загрузите шаблон бесплатно и следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы создать отличное экономическое обоснование для всех ваших проектов.

Бесплатный шаблон бизнес-кейса ProjectManager. Загрузить сейчас

Ключевые элементы бизнес-кейса

Одним из ключевых шагов для начала бизнес-кейса является контрольный список бизнес-кейсов. Ниже приводится подробный план, которому следует следовать при разработке бизнес-кейса. Вы можете выбрать, какие из этих элементов наиболее важны для заинтересованных сторон вашего проекта, и добавить их в наш шаблон бизнес-кейса. Затем, как только ваше экономическое обоснование будет одобрено, начните управлять своими проектами с помощью надежного программного обеспечения для управления проектами, такого как ProjectManager.

1. Резюме

Резюме — это краткая версия каждого раздела бизнес-обоснования. Он используется, чтобы дать заинтересованным сторонам краткий обзор вашего проекта.

2. Определение проекта

Этот раздел предназначен для предоставления общей информации о ваших проектах, такой как бизнес-цели, которые будут достигнуты, и план проекта.

3. Видение, цели и задачи

Во-первых, вы должны выяснить, что вы пытаетесь сделать и какую проблему хотите решить. Вам нужно будет определить свое видение проекта, цели и задачи. Это поможет вам определить объем проекта и определить результаты проекта.

4. Объем проекта

Масштаб проекта определяет все задачи и результаты, которые будут выполнены в вашем проекте для достижения ваших бизнес-целей.

5. Справочная информация

Здесь вы можете предоставить контекст для своего проекта, объяснив проблему, которую он призван решить, и как он согласуется с видением и стратегическим планом вашей организации.

6. Критерии успеха и требования заинтересованных сторон

В зависимости от того, над каким проектом вы работаете, требования к качеству будут различаться, но они имеют решающее значение для успеха проекта. Соберите их все, выясните, от чего зависит, успешно ли вы их встретили, и сообщите о результатах.

7. План проекта

Пришло время создать план проекта. Выясните задачи, которые вам нужно будет выполнить, чтобы выполнить проект. Вы можете использовать шаблон структуры разбивки работ, чтобы убедиться, что вы закончили. После того, как вы соберете все задачи, оцените, сколько времени потребуется для выполнения каждой из них.

Программное обеспечение для управления проектами значительно упрощает создание плана проекта. ProjectManager может загрузить шаблон структуры вашей работы, и все ваши задачи будут заполнены в нашем инструменте. Вы можете упорядочить их в соответствии с производственным циклом с помощью нашей канбан-доски или использовать диаграмму Ганта для создания расписания проекта.

Визуализируйте свой план проекта на доске в ProjectManager Подробнее

8. Бюджет проекта

Ваш бюджет представляет собой оценку всего, что указано в плане проекта, и того, сколько будет стоить завершение проекта в отведенное время.

9. График проекта

Составьте график проекта, оценив, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи. Чтобы составить более эффективное расписание проекта, используйте инструмент для создания диаграммы Ганта и распечатайте ее. Это обеспечит дополнительную визуализацию данных и навыки, которых не хватает листам Excel.

10. Управление проектом

Управление проектом относится ко всем правилам и процедурам управления проектом, применимым к вашему проекту. Например, он определяет роли и обязанности членов проектной группы и основу для принятия решений.

11. План коммуникации

Имейте вехи для проверок и обновлений статуса, а также определяйте, как заинтересованные стороны будут получать информацию о прогрессе в течение жизненного цикла проекта.

12. Отчеты о проделанной работе

Разработайте план мониторинга и отслеживания вашего прогресса в ходе проекта, чтобы сравнить запланированный прогресс с фактическим. Существуют инструменты отслеживания задач, которые могут помочь вам отслеживать прогресс и производительность.

Опять же, использование инструмента управления проектами улучшает вашу способность видеть, что происходит в вашем проекте. ProjectManager имеет инструменты отслеживания, такие как информационные панели и отчеты о состоянии, которые дают вам представление высокого уровня и более подробную информацию, соответственно. В отличие от легких приложений, которые заставляют вас настраивать панель инструментов, наше приложение встроено в инструмент. Более того, наше облачное программное обеспечение предоставляет вам данные в режиме реального времени для принятия более взвешенных решений. Кроме того, получайте отчеты не только об обновлениях статуса, но и о расписаниях, рабочей нагрузке, статусе портфолио и многом другом, и все это одним щелчком мыши. Затем отфильтруйте отчеты и поделитесь ими с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе.

Контролируйте в режиме реального времени с помощью интерактивной панели управления ProjectManager. Попробуйте бесплатно!

13. Финансовая оценка

Это очень важный раздел вашего бизнес-кейса, потому что здесь вы объясняете, как финансовые выгоды перевешивают затраты. Сравните финансовые затраты и выгоды вашего проекта. Вы можете сделать это, проведя анализ чувствительности и анализ затрат и результатов.

14. Оценка рынка

Исследуйте свой рынок, конкурентов и отрасль, чтобы найти возможности и угрозы

15. Анализ конкурентов

Определите прямых и косвенных конкурентов и проведите оценку их продуктов, сильных сторон, конкурентных преимуществ и их бизнес-стратегии.

16. SWOT-анализ

SWOT-анализ помогает определить сильные и слабые стороны вашей организации, возможности и угрозы. Сильные и слабые стороны — внутренние, а возможности и угрозы — внешние.

17. Маркетинговая стратегия

Опишите ваш продукт, каналы сбыта, цены, целевых клиентов и другие аспекты вашего маркетингового плана или стратегии.

18. Оценка риска

Существует множество категорий рисков, которые могут повлиять на ваш проект. Первым шагом к их смягчению является выявление и оценка рисков, связанных с деятельностью вашего проекта.

Как ProjectManager помогает с вашим бизнес-кейсом

ProjectManager, отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, может собирать и объединять все различные данные, которые вы будете собирать, а затем легко делиться ими как с вашей командой, так и со спонсорами проекта.

Когда у вас есть электронная таблица со всеми вашими задачами, вы можете импортировать ее в наше программное обеспечение. Затем он мгновенно заносится в диаграмму Ганта. Просто установите продолжительность для каждой из задач, добавьте любые зависимости, и теперь ваш проект распределен по временной шкале. Вы можете установить вехи, но вы можете сделать гораздо больше.

ProjectManager имеет диаграмму Ганта, которая делает больше, от фильтрации критического пути до установки базовых показателей.

Теперь у вас есть план проекта, и с помощью интерактивной диаграммы Ганта вы можете назначать задачи членам команды. Затем они могут комментировать непосредственно задачи, над которыми они работают, добавляя столько документов и изображений, сколько необходимо, создавая среду для совместной работы. Вы можете отслеживать их прогресс и изменять продолжительность задач по мере необходимости, перетаскивая даты начала и окончания.

Но это только часть того, что предлагает ProjectManager. У нас есть канбан-доски, которые визуализируют ваш рабочий процесс, и панель мониторинга в реальном времени, которая отслеживает шесть показателей проекта для максимально точного представления вашего проекта.

Попробуйте ProjectManager и убедитесь в этом сами, воспользовавшись 30-дневной бесплатной пробной версией.

Посмотрите обучающее видео о нашем бизнес-кейсе

Если вам нужны дополнительные советы по бизнес-кейсу, найдите минутку и посмотрите Дженнифер Бриджес, PMP, в этом коротком обучающем видео. Она объясняет шаги, которые вы должны предпринять, чтобы написать хорошее экономическое обоснование.

Вот скриншот для справки.

Транскрипция:

Сегодня мы поговорим о том, как написать бизнес-кейс. Что ж, за последние несколько лет мы наблюдаем, как рынок или, может быть, организации, компании или даже проекты отходят от бизнес-кейсов. Но в наши дни компании, организации и те же самые проекты тщательно изучают инвестиции и действительно ищут норму прибыли.

Итак, теперь подумайте о бизнес-кейсе как о возможности упаковать ваш проект, вашу идею, вашу возможность и показать, что это значит, каковы преимущества и как другие люди могут извлечь выгоду.

Сегодня мы хотим посмотреть, что входит в экономическое обоснование и как его написать. Я хочу пояснить, что когда вы ищете информацию о бизнес-кейсе, это не портфель.

На днях кто-то звонил, они были в замешательстве, потому что искали что-то, и все время подтягивали портфели. Это не то, о чем мы говорим сегодня. Мы говорим о бизнес-кейсах, и они включают информацию о ваших стратегиях, о ваших целях. Это ваше деловое предложение. В нем есть схема вашего бизнеса, ваша бизнес-стратегия и даже ваш маркетинговый план.

Зачем вам бизнес-кейс?

Итак, почему это так важно сегодня? Опять же, компании ищут не только своих менеджеров проектов, но и членов своей команды, чтобы они лучше понимали бизнес и обладали большей деловой хваткой. Таким образом, это экономическое обоснование обеспечивает обоснование предлагаемого бизнес-изменения или плана. В нем описывается распределение капитала, который вы, возможно, ищете, и ресурсы, необходимые для его реализации. Тогда это может быть план действий. Это может просто служить единым видением. А затем он также предоставляет лицам, принимающим решения, различные варианты.

Итак, давайте подробнее рассмотрим шаги, необходимые для объединения этих бизнес-кейсов. Есть четыре основных шага. Во-первых, вы хотите исследовать свой рынок. Действительно посмотрите, что там, где потребности, где пробелы, которые вы можете обслуживать? Посмотрите на своих конкурентов. Как они подходят к этому, и как вы можете предложить какие-то другие альтернативы?

Вы хотите сравнить и доработать различные подходы, которые можно использовать для выхода на рынок. Затем вы собираете эти данные и представляете стратегии, свои цели и другие варианты для рассмотрения.

А потом вы буквально документируете это.

Так как же выглядит документ? Ну, сегодня есть шаблоны. Компоненты разные, но это общие. И это то, что я считаю важным. Итак, исполнительное резюме. Это просто краткая информация о вашей компании, о том, как может выглядеть ваша управленческая команда, краткая информация о вашем продукте и услуге, а также о вашем рынке.

Описание бизнеса дает немного больше информации об истории вашей компании и заявлении о миссии, а также о том, чем занимается ваша компания и какое место занимает этот продукт или услуга.

Затем вы описываете детали продукта или услуги, которые вы хотите расширить, внедрить или внедрить. Вы можете даже включить в свои патенты, возможно, те, которые у вас находятся на рассмотрении, или другие товарные знаки.

Затем вы хотите определить и изложить свою маркетинговую стратегию. Например, как вы собираетесь донести это до своих клиентов? Собираетесь ли вы открыть физический магазин? Ты собираешься делать это онлайн? И каковы ваши планы по выводу его на рынок?

Вы также хотите включить подробную информацию об анализе конкурентов.