Образец email: Как правильно написать email на английском языке

Строка темы: Помогите нам сделать вас лучше

Тело:

Привет, [Имя]

Надеюсь, вам до сих пор нравились наши услуги.

Мы хотим и дальше предлагать лучший сервис. Не могли бы вы потратить пять минут и заполнить эту форму обратной связи для нас [поделиться ссылкой на форму]?

Пожалуйста, будьте честны в своих ответах. Если вам что-то не понравилось, не бойтесь указать на это. Мы очень серьезно относимся к отзывам и готовы внести изменения, чтобы помочь вам лучше.

Спасибо,

[Ваша подпись]

Используйте его, чтобы приглашать клиентов на мероприятия компании.

Тема письма: Сердечно приглашаем вас на [название мероприятия]

Тело:

Привет [Имя]

Это то время года, когда у нас снова [название мероприятия].

Это день, когда мы [опишите ваше событие примерно в двух строках].

Вы стали ценной частью нашей компании, мы будем рады, если вы сможете прийти, но мы понимаем, если вы не можете.

Нажмите на эту ссылку-приглашение [вставить ссылку] и ответьте Да или Нет.

Спасибо,

[Ваша подпись]

Вы можете смахнуть приведенные выше шаблоны, добавить немного персонализации и отправить их по электронной почте людям. Но если вы хотите получить наилучшие результаты, вы должны написать свои собственные электронные письма с нуля.

Чтобы помочь вам сделать это правильно, я поделился своими лучшими советами по написанию деловых писем ниже…

В строке темы электронной почты указано одно задание. То есть получить максимальное количество людей, чтобы открыть его. Итак, обратите на это пристальное внимание и напишите очень убедительную тему письма.

Не раскрывайте здесь слишком много информации. Просто раскрывайте достаточно, чтобы вызвать интерес и открыться. Основная копия письма должна позаботиться обо всем остальном.

Вот хороший пример темы из America’s Test Kitchen.

Может показаться, что тема из трех слов «Создаем лучшие чаши» очень расплывчата. Но в этом суть. Когда в строке темы недостаточно подробностей, люди будут нажимать на нее, чтобы узнать больше.

Когда вы смотрите на вышеприведенную тему, вы начинаете задаваться вопросом, о чем они говорят? Это посуда или блюдо, такое как чаша для смузи или чаша Будды? As America’s Test Kitchen рассматривает кухонное оборудование и делится рецептами.

Итак, вы нажимаете на строку темы, чтобы найти ответ.

На самом деле, темы из четырех слов вызывают наибольшее вовлечение.[*] Итак, делайте ваши темы как можно короче.

Один из приемов — не использовать заглавные буквы в теме письма, так как это может сделать ваше письмо слишком формальным.

Например, когда я смотрю на строку темы, подобную приведенной ниже от Фрэнка Керна, мое паучье чутье обостряется. Я вижу, что отправитель очень старается привлечь мое внимание. И я обычно предполагаю, что они пытаются мне что-то продать, и я теряю внимание.

Вы не хотите, чтобы ваши получатели чувствовали то же самое. Вместо этого вы хотите, чтобы строка темы была неформальной. Оно должно выглядеть так, как будто его прислал друг. Поскольку люди чаще открывают электронные письма от друзей.

Кроме того, использование заглавных букв в каждом слове может привести к попаданию вашего письма в папку со спамом.

Как мы уже упоминали, использование скобок в строке темы может увеличить открываемость. Итак, используйте их, чтобы выделить самый важный бит. Вы также можете использовать смайлики, так как они также могут увеличить открываемость.[*]

Хорошим примером хорошо написанной строки темы электронного письма с эмодзи является сообщение, которое я получил от Майка Пирсона из Stupid Simple SEO.

Вы также можете видеть, что Майк сделал заглавной только первую букву и использовал только четыре слова. Линия очень короткая. Это должно вызвать большое любопытство.

Персонализация строки темы электронного письма может увеличить открываемость на 50%.[*]

Персонализированные рекламные электронные письма также могут генерировать в шесть раз более высокую скорость транзакций и доход от каждого электронного письма.[*] ]

Итак, убедитесь, что вы достаточно персонализируете свои электронные письма. Под этим я не подразумеваю, что вы просто вписываете имя получателя в строку темы сразу после «Привет».

Вам нужно сделать гораздо больше. Если вы отправляете это по электронной почте списку, я рекомендую вам создать персону для вашей аудитории. Затем вы можете персонализировать электронную почту для этого человека.

И если вы отправляете электронное письмо конкретному человеку, вы должны узнать о нем как можно больше. Вы можете сделать это, просмотрев их блог, их профиль в LinkedIn, их твиты и т. д.

Затем вы можете писать электронные письма, которые они хотят читать и с которыми нужно взаимодействовать.

В среднем пользователь отправляет и получает более 120 деловых писем в день.[*]

Они хотят быстро прочитать вашу электронную почту и двигаться дальше. Если вы потратите много времени на бесконечный текст, вы потеряете их внимание.

Итак, быстро переходите к делу. Это в основном необходимо для холодных рассылок. Вот пример того, как Дин рассказывает о новом сообщении в блоге менее чем в 50 словах.

Если вы отправляете электронное письмо теплой аудитории через информационный бюллетень, вы можете написать более длинное электронное письмо. У этих людей есть отношения с вами. Если вы напишете хороший текст, вы сможете удержать их внимание.

Проверьте и отредактируйте свои электронные письма несколько раз, чтобы убедиться, что они полностью свободны от ошибок. Вы можете использовать такой инструмент, как Grammarly, для проверки ошибок. После редактирования статьи с помощью Grammarly вы можете отредактировать ее с помощью Hemingway.

Hemingway поможет вам упростить текст. Убедитесь, что вы уделяете пристальное внимание своему тексту, чтобы он читался на уровне 4-6 класса. Можно и ниже, если есть возможность.

Как упоминалось ранее, люди получают много писем в день. Таким образом, они захотят просмотреть вашу электронную почту. Сделайте это возможным для них, максимально упростив текст электронной почты.

Я использовал Hemingway, чтобы упростить чтение всех шаблонов, которыми я поделился выше.

Теперь у вас есть два варианта:

1. Пролистайте шаблоны, которыми я поделился выше.
2. Воспользуйтесь моими советами и создайте свой собственный с нуля.

Выбор зависит от вашего текущего статуса. Если у вас есть время, я рекомендую вам написать новое электронное письмо с нуля. Вы должны быть в состоянии произвести один за час или два.

Но если вы торопитесь, вы можете пока использовать шаблоны, а позже создать свои собственные шаблоны.

Хотите больше шаблонов электронной почты?

Перестаньте ежемесячно платить за программное обеспечение

AppSumo предлагает вам пожизненные предложения на передовые инструменты для вашего бизнеса. Просто заплатите один раз, и они ваши.

Как написать официальное электронное письмо с 6 примерами

На работе мы все пишем всевозможные электронные письма: сообщаем о новостях компании, запрашиваем информацию, отвечаем клиентам, отслеживаем встречи и многое другое. Если вам неловко создавать такие сообщения, мы здесь, чтобы помочь!

В этой статье вы узнаете, как написать официальное электронное письмо, что такое официальный формат электронной почты и как сделать ваше сообщение ясным и профессиональным. Внизу этой страницы вы найдете несколько официальных примеров электронных писем для разных случаев. Не стесняйтесь использовать их для справки!

Электронная почта зависит от контекста, поэтому, прежде чем составлять черновик сообщения, подумайте о своих отношениях с получателем. Это ваш начальник, коллега, потенциальный партнер? Это поможет вам определить соответствующий уровень формальности для вашего электронного письма. Если вы сомневаетесь, безопаснее придерживаться более формальной версии.

Официальный формат электронной почты: что включить в электронную почту

Написать деловую электронную почту намного проще, если вы знаете, как ее структурировать. Вот ключевые компоненты, которые должно содержать ваше сообщение.

1. Строка темы

Это важная часть вашего письма, которая определяет, откроет ли его человек. Хорошая строка темы информирует получателя о том, о чем электронное письмо и почему он должен его прочитать. Постарайтесь сделать тему письма ясной, конкретной и по существу. Например:

Маркетинговый бюджет Q4: Пожалуйста, просмотрите до 31 августа
Познакомьтесь с новым вице-президентом по проектированию
Spark для Android: Первые впечатления от наших пользователей
Запрос на отпуск на 10-20 августа

2.

Как начать официальное электронное письмо? В начале письма приветствуйте человека по имени. В зависимости от уровня формальности ваше приветствие может варьироваться от простого «Привет» до официального «Уважаемый господин/госпожа/доктор/профессор…». В наиболее официальных случаях используйте двоеточие вместо запятой после приветствия. . Например, «Уважаемая мисс Смит:»

Вот несколько примеров приветствия по электронной почте:

Здравствуйте [Имя],
Здравствуйте [Имя],
Уважаемый [Имя],
Уважаемый господин/госпожа/доктор/профессор [Фамилия],
Приветствую,
Привет,
Всем привет,

Всегда делайте все возможное, чтобы узнать имя получателя, чтобы обратиться к нему по электронной почте. Если ваше исследование не увенчалось успехом, используйте общее приветствие, например «Приветствую».

Если вам нужна дополнительная помощь в выборе правильного приветствия, проверьте лучшие приветствия по электронной почте и те, которых следует избегать.

3. Тело электронного письма

Теперь пришло время создать основную часть вашего электронного письма. Вот как это сделать:

• Всегда посвящайте одно письмо одной теме. Например, вам может понадобиться, чтобы ваш коллега рассмотрел ваш квартальный отчет и обсудил стратегию найма в вашем отделе. Это слишком много информации для одного письма! Лучше отправить два отдельных сообщения по каждой теме, чтобы человеку было легко ответить. Таким образом, у вас больше шансов получить быстрый ответ.
• Объясните, о чем вы пишете. Если вы отправляете электронное письмо незнакомцу, кратко представьтесь, а затем сразу переходите к делу. Четко укажите цель вашего электронного письма, чтобы человек мог понять, почему вы пишете ему письмо и как он может помочь. Например:

Я хотел бы пригласить вас выступить на нашей ежегодной конференции разработчиков.

Я веду блог о кошках на YouTube, и мы хотели бы представить ваш бренд в нашем следующем видео.

Я уже давно пользуюсь вашим сервисом и хочу сообщить о проблеме, с которой недавно столкнулся.

• Цените время читателя. Предоставьте получателю любую дополнительную информацию, необходимую для ответа. В то же время старайтесь, чтобы ваше электронное письмо было коротким и простым, и не перегружайте его дополнительными подробностями. Помните, что электронная почта — не лучшее место для длительных дискуссий.
• Сделайте вашу электронную почту удобной для чтения. Разбейте свое сообщение на абзацы и используйте заголовки и списки. Там, где это уместно, подчеркните ключевую информацию полужирным шрифтом или курсивом , только не переусердствуйте. Ваша цель — сделать вашу электронную почту как можно более структурированной и удобной для просмотра.

4. Официальное закрытие электронной почты

Официальное закрытие электронной почты сообщает получателю, что делать дальше. Если вы хотите, чтобы они что-то сделали, включите четкий и конкретный призыв к действию. Если вы просто завершаете предыдущую дискуссию, завершите свое электронное письмо дружеской нотой, чтобы показать читателю, что вы готовы поддерживать с ним связь.

Вот как можно закончить официальное электронное письмо:

Пожалуйста, дайте мне знать до пятницы, 15 августа, если вы хотите выступить на конференции.

Было бы здорово сделать быстрый звонок завтра, чтобы обсудить наше сотрудничество.

Спасибо за помощь и отзыв. Будем на связи!

5. Подпись

Вот вежливые фразы, которыми вы можете подписать свое электронное письмо:

С уважением,
С уважением,
С уважением,
С уважением,
С уважением,
С уважением,
Еще раз спасибо,

Затем введите свое имя и контактную информацию. Если вы пишете от имени компании или организации, включите эту информацию в свою подпись. Узнайте больше о создании профессиональной электронной подписи.

Ваш контрольный список электронной почты перед отправкой

После того, как вы создали свое электронное письмо, осталось проверить пару вещей:

• Убедитесь, что ваш адрес электронной почты подходит. Если вы пишете с личной электронной почты, ваш адрес должен выглядеть так: имя.фамилия@example.com . Если вы отправляете электронное письмо от имени компании, используйте корпоративную электронную почту. Ваш старый электронный адрес [email protected] не подходит для деловой переписки, если только вы не владеете магазином товаров для сауны. Узнайте больше о создании профессионального адреса электронной почты.
• Дважды проверьте имя и адрес электронной почты получателя. Убедитесь, что вы пишете нужному человеку и правильно пишете его имя.
• Проверка грамматики и орфографии. Внимательно проверьте свою электронную почту и избегайте использования смайликов или неформальных сокращений, таких как BTW или ASAP. Их лучше оставить для ваших сообщений друзьям.
• Придерживайтесь профессионального шрифта. Хотя многие почтовые клиенты позволяют изменять шрифт сообщений электронной почты, используйте что-нибудь консервативное, например Arial или Sans Serif. Избегайте игры с разными цветами и использования всех заглавных букв.
• Не забудьте прикрепить файлы. Если вы отправляете кому-то документ, обязательно прикрепите его. Назовите свой файл правильно, чтобы получатель мог догадаться, что внутри (например, «Маркетинговый бюджет Q4»).

Примеры официальных электронных писем

После того, как вы научились писать официальные электронные письма, давайте взглянем на примеры. Обратите внимание, что эти образцы предназначены только для справки, и мы рекомендуем вам настроить их в соответствии с тоном и уровнем формальности, подходящим для конкретного получателя и случая.

Пример электронного письма 1: Объявление

Тема: Знакомьтесь, новый представитель службы поддержки

Уважаемая команда,

Я рад представить вам [Имя], который сегодня приступает к работе в качестве представителя службы поддержки. Она будет оказывать техническую поддержку и помощь нашим пользователям, следя за тем, чтобы они получали наилучшие впечатления от наших продуктов.

Не стесняйтесь лично поприветствовать [Имя] и поздравить ее с новой ролью!

С уважением,
[Ваше имя]
[Должность]

Пример электронного письма 2: Последующее деловое электронное письмо

Тема: RE: [строка темы вашего предыдущего электронного письма]

Привет [Имя],

Последующее сообщение на мое предыдущее письмо о сотрудничестве с вашим сайтом. Мне все еще интересно написать гостевой пост о лучших практиках UX для приложений для знакомств. Имея 10-летний опыт работы в мобильной индустрии, у меня есть много идей, которыми я могу поделиться с вашей аудиторией.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы в сотрудничестве!

Бест,
[Ваше имя]

Подробнее: Как написать электронное письмо после встречи

Пример письма 3: Запрос

Тема: Заявка на отпуск на 10-15 сентября

Уважаемый господин /РС. [Фамилия],

Я хотел бы попросить отпуск с понедельника, 9 сентября, до пятницы, 13 сентября.

Я позабочусь о том, чтобы завершить все свои текущие проекты и нерешенные задачи до отпуска. Мои коллеги [Имя] и [Имя] будут исполнять мои обязанности во время моего отсутствия.

Ждем вашего одобрения.

С уважением,
[Ваше имя]
[Должность]

Пример электронного письма 4: Вопрос

Тема: Есть ли у вас скидки для студентов на Ежегодную конференцию по программированию?

Здравствуйте,

Я хотел бы спросить, предоставляете ли вы скидки для студентов на билеты на ежегодную конференцию по кодированию.

Я учусь на дневном отделении Техасского университета и очень рад вашему мероприятию, но, к сожалению, цена билета слишком высока для меня. Я был бы признателен, если бы вы могли предложить мне образовательную скидку.

С нетерпением жду вашего ответа!

Бест,
[Ваше имя]

Пример письма 5: Жалоба

Тема: Жалоба на качество наушников

Здравствуйте,

Я купил наушники в Perfect Music в понедельник, 11 августа. обнаружил, что левый наушник не работает. К сожалению, сотрудники отказались заменить наушники или вернуть мне деньги, хотя я предоставил квитанцию.

Я глубоко разочарован качеством товара и неуважительным обращением со мной в вашем магазине.

Я надеюсь решить эту проблему и вернуть свои деньги, в противном случае мне придется предпринять дальнейшие действия.

Best,
[Ваше имя]

Пример электронного письма 6: Ответ на жалобу

Уважаемый [Имя],

Приносим извинения за неприятный опыт, который у вас был в нашем магазине, и я понимаю ваше разочарование. Я передал вашу жалобу нашему руководству, и мы сделаем все возможное, чтобы это больше никогда не повторилось.

Я возместил вашу покупку, и ваши средства должны быть у вас в ближайшее время. Мы также хотим предложить вам скидку 10% на следующую покупку в нашем магазине. Пожалуйста, используйте этот промо-код, чтобы получить скидку: [ссылка].

Примите наши извинения за доставленные неудобства.

С уважением,
[Ваше имя]
[Должность]
[Контактные данные]

Подробнее: Как написать письмо с извинениями

Давайте суммируем основные принципы написания официального письма. Чтобы ваше сообщение было четким и эффективным, всегда помните о контексте и ваших отношениях с получателем, придерживайтесь формального формата электронной почты и цените время читателя.

После того, как вы научились писать официальное электронное письмо, пришло время попрактиковаться. Если вы хотите сделать электронную почту более увлекательной и приятной, попробуйте наш почтовый клиент Spark. Он дает вам суперспособности электронной почты, такие как отсрочка, последующие напоминания и планирование электронной почты, чтобы вы могли сэкономить время и сосредоточиться на важной работе.

Как написать официальное электронное письмо с примерами и шаблоном

Официальные электронные письма играют решающую роль в четкой и безошибочной передаче информации в нашей деловой, профессиональной и личной жизни. Итак, спрашиваете ли вы о возможности, приглашаете кого-то на мероприятие или уходите с работы, знание того, как написать официальное электронное письмо, является важным навыком, который вам необходимо знать.

В этом руководстве о том, как написать официальное электронное письмо, мы разбили процесс на несколько простых шагов. Затем мы опишем идеальный официальный формат электронной почты и предоставим подборку формальных примеров электронной почты, которые вы можете использовать в качестве основы для своей переписки.

Написание официальных электронных писем никогда не было быстрее и проще, просто используйте Flowrite. Наши смарт-шаблоны электронной почты , которые пишут вашу электронную почту для вас, например:

Что такое официальное электронное письмо?

Официальное электронное письмо — это электронное письмо, которое вы отправляете человеку (или группе людей), которого вы не знаете, или важное электронное письмо, которое вы отправляете лицу, наделенному властью, например вашему начальнику.

Написание официального электронного письма похоже на написание официального письма с той же структурой, приветствиями и подписью. Они свободны от орфографических и грамматических ошибок, спланированы и написаны с четкой целью.

Официальные электронные письма вежливы, профессиональны и прямолинейны. Они на 100% сосредоточены на результате, не оставляя места для ошибок или недоразумений.

Некоторые примеры официальных электронных писем:

• Представление себя незнакомому специалисту
• Подача жалобы
• Увольнение с работы
• Принесение извинений

Вы можете спросить, почему, в цифровой мир, нам все еще нужны официальные электронные письма?

Многие организации и частные лица действительно перешли к менее формальному общению. Однако американские исследователи обнаружили, что это может вызвать проблемы на рабочем месте, способствуя тому, что они называют растущим риском «невежливости». По их словам, в организациях, где люди общаются формально, вежливо и с уважением, меньше вероятность конфликтов.

Официальные электронные письма имеют несколько влиятельных друзей. Кампания Plain English призывает к ясности в общении с 1979. «Помните, что люди вряд ли обидятся, если вы будете вести себя слишком официально, но некоторые могут подумать, что вы ведете себя грубо, если вы ведете себя слишком неформально», — советуют они.

Решение? «Всегда думай о читателе».

Мы согласны. Если вы знаете человека, которому пишете, то у вас есть свобода писать более неформально. Если вы не знаете человека или сообщение, которое вы отправляете, важно, будьте формальными.

Мы уже писали о важности профессионального общения. Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с нашим руководством о том, как написать профессиональное электронное письмо.

Зачем писать официальное электронное письмо?

«Люди склонны полагать, что они могут общаться по электронной почте более эффективно, чем на самом деле», — обнаружили исследователи Американской психологической ассоциации. В исследовании 2005 года они провели серию экспериментов и пришли к выводу, что по электронной почте сложно передать эмоции и тон.

Причина? Из-за собственного «эгоцентризма» мы не можем оторваться от своей точки зрения и увидеть чужую.

Проще говоря, если мы слишком дружелюбны или неформальны в наших электронных письмах, легко может возникнуть недопонимание. Тон голоса также может не подходить для передачи важной информации.

Официальные электронные письма устраняют возможность недопонимания и введения в заблуждение. Все дело в соблюдении правильного этикета деловой переписки.

Официальное электронное письмо имеет четкую цель и относится к читателю с уважением. Она написана стандартным способом, пересекающим границы и культуры.

Написание официальных электронных писем может принести пользу любому человеку в бизнесе, в том числе руководителям, говорит влиятельный обозреватель Forbes Бенджамин Лейкер. Электронные письма должны уважительно относиться к эмоциям и доставляться с сочувствием. Самое главное, ваша электронная почта многое говорит о вашем «личном бренде». Как вы хотите, чтобы вас воспринимали?

Хорошо написанное официальное электронное письмо должно быть вежливым и профессиональным. Это два мощных атрибута бренда, которые улучшат ваш бренд и повысят успех в бизнесе.

Официальный формат электронной почты

Создавать отличные официальные электронные письма очень просто. Идеальный официальный формат деловой электронной почты состоит всего из пяти частей:

1. Тема
2. Приветствие
3. Вступительные строки и текст
4. Закрытие
5. Подписание

Каждое письмо имеет одинаковую формальную структуру электронной почты, что означает что, как только вы освоите это, вам никогда не придется меняться.

1. Официальная тема электронной почты

В бизнесе время – деньги, поэтому будьте кратки.

Ваша тема должна быть короткой и понятной. Расскажите своему читателю точно, что в сообщении. Идеальная официальная тема электронного письма состоит из нескольких слов: например, «Запрос на отпуск», «Запрос на встречу» или «Жалоба клиента».

Официальные темы электронных писем также не должны быть чрезмерно дружелюбными или забавными.

2. Как начать официальное электронное письмо

Официальный способ начать электронное письмо — использовать «Уважаемый».

Это может показаться старомодным или странным, если вы знаете этого человека, но речь идет о следовании некоторым установленным правилам, которые мы использовали на протяжении поколений для формального общения. Дорогой — это официальное приветствие по электронной почте, которое используется и по сей день.

Если вам известен пол человека, вы можете использовать так называемое почтительное обращение — мистер, миссис и т. д. — но мы рекомендуем просто использовать полное имя, если оно у вас есть. Этот совет может показаться противоречащим некоторым старым руководствам по формальному письму, но он отражает более широкие изменения в обществе.

Если вы хотите узнать, как не открывать официальное электронное письмо, избегайте фраз «Уважаемый господин/госпожа» или банальных собирательных выражений, таких как «Кого это может касаться».

3. Официальные приветствия по электронной почте без имени

Предположим, вы беспокоитесь о том, как написать официальное электронное письмо, не зная имени. В этом случае вы можете использовать «Уважаемый господин/госпожа» в качестве подходящей замены. Этот подход также удобен, если вы не знаете, как отправить официальное электронное письмо в компанию.

При принятии решения о том, как начать официальное электронное письмо нескольким получателям, у вас есть несколько вариантов. Например, вы можете обратиться к коллективу («Уважаемый коллектив»), коллективному («Уважаемые все», «Уважаемые коллеги») или по мероприятиям («Приветствую»).

Вы можете ознакомиться с нашим руководством о том, как начать электронное письмо.

4. Строки официального открытия электронной почты

Стандартных формальных сообщений электронной почты не существует. Вместо этого вам придется решить, что подходит для общения и контекста.

Если вы не знаете человека (или организацию), которому вы пишете, вежливо представиться. Однако, если вы знаете человека, вам не нужно этого делать, и вы можете сразу перейти к сути вашего сообщения.

Ниже мы приводим примеры нескольких формальных вступительных предложений электронной почты. Если вам нужно больше вдохновения для вступления в электронную почту, прочитайте нашу статью о лучших вступительных строках электронной почты.

Мы бы не советовали использовать пустые фразы, такие как «Надеюсь, у вас все хорошо» в официальных электронных письмах. Такие фразы — клише, которые ничего не добавляют к сообщению, и их следует избегать.

5. Официальное электронное письмо

Итак, вы связались с получателем и представились (если требуется), теперь пришло время перейти к сути.

Ниже мы приводим несколько примеров, но формальное общение по электронной почте должно соответствовать принципу пирамиды. Принцип пирамиды, разработанный ведущим руководителем McKinsey, гласит, что вы должны сначала начать с ответа и структурировать информацию под ним, чтобы поддержать свой аргумент.

В официальном электронном письме получатель захочет узнать, о чем оно и почему оно должно его волновать. Так скажи им!

Ниже вы можете увидеть несколько примеров того, как мы обращаемся к нескольким примерам. Мы также показываем, как заканчивать официальное электронное письмо, в том числе общие официальные заключительные предложения электронной почты.

6. Официальная подпись электронной почты

Официальное окончание электронной почты имеет определенное окончание (или прощание, чтобы дать ему официальное имя). Читатели будут знакомы (и ожидают) формальных способов завершения электронного письма.

В большинстве случаев вы будете использовать официальное электронное письмо, заканчивающееся «Искренне ваш», если вы знаете имя человека, которому вы пишете.

Если вы этого не сделаете (или, например, пишете группе людей), вы обычно заканчиваете официальное электронное письмо фразой «С уважением».

Однако есть изменения в том, как формально завершать электронное письмо. Примеры приемлемых формальных окончаний включают «С уважением», «С уважением» и «С наилучшими пожеланиями».

Лучший способ закончить официальное электронное письмо зависит от человека, контекста и того, что вы сообщаете. В большинстве случаев мы рекомендуем придерживаться либо «С уважением», либо «С уважением».

Вы изо всех сил пытаетесь найти подходящую концовку? Ознакомьтесь с нашим подробным руководством о том, как завершить письмо.

6 Примеры официальных писем

Чтобы проиллюстрировать вышеизложенное, мы создали подборку официальных примеров написания электронных писем для ситуаций, с которыми вы можете столкнуться.

Хотя пример официального электронного письма может быть полезен, мы не рекомендуем вам вырезать и вставлять его и использовать самостоятельно. Вы должны адаптировать каждое официальное электронное письмо к вашим конкретным обстоятельствам. Вместо этого используйте их в качестве важного руководства для углубления понимания, прежде чем создавать свои собственные или использовать Flowrite для написания электронных писем за вас.

1. Официальное представление по электронной почте

Есть несколько причин, по которым вы можете захотеть представиться официально. Например, вы можете узнать о вакансии, возможности исследования или обратиться к кому-то, кого хотите попросить совета. Если вы боретесь с тем, как официально представиться по электронной почте, это для вас.

В качестве примера ознакомьтесь с приведенным ниже образцом официального вводного электронного письма.

Тема: Запрос доступа к онлайн-учебникам

Уважаемый профессор Стюарт,

Я студент третьего курса Оксфордского университета. Я связываюсь с вами, чтобы запросить доступ к вашей онлайн-серии руководств. Мне очень интересно слушать вас и учиться у вас, и я верю, что эти ресурсы помогут мне в моих текущих исследованиях.

Если вы хотите предоставить мне доступ, пожалуйста, свяжитесь со мной здесь и сообщите подробности. Жду вашего ответа.

С уважением,
Сара Томас

2.

После отличного обслуживания или поддержки вежливо выразить свою признательность, но как отблагодарить по электронной почте?

В этом образце официального благодарственного письма   мы демонстрируем, как составить личный положительный ответ, которым можно поделиться внутри организации и за ее пределами с другими клиентами или заказчиками.

Тема сообщения: Спасибо за гостеприимство

Дорогой Филип Роуз,

Я хочу поблагодарить вас за гостеприимство, которое вы проявили во время недавнего пребывания в вашем отеле. Мой партнер и я наслаждались фантастическим отдыхом и хотели бы выразить нашу благодарность вам и вашим сотрудникам за всю вашу тяжелую работу.

Передайте искренний привет вашим сотрудникам. Мы будем рады вернуться в будущем.

С уважением,
Сара Томас

3. Официальное электронное письмо об увольнении

При увольнении с работы очень важно отправить официальное электронное письмо об увольнении. Увольнение не только уведомляет вашего работодателя о том, что вы уходите, но также служит доказательством даты вашего увольнения.

Официальное письмо об увольнении по электронной почте может быть коротким — в некоторых случаях всего одна строка. Однако, как вы увидите в этом официальном образце электронного письма об увольнении, мы нашли время, чтобы выразить нашу признательность нашему работодателю.

Тема сообщения: Уведомление об увольнении

Уважаемый Томас Пейн,

Пишу, чтобы сообщить вам, что я ухожу в отставку с должности руководителя отдела маркетинга.

Я хотел бы поблагодарить вас за возможность учиться и развиваться в организации, и мне понравилось проводить здесь время. Я готов работать с вами, чтобы поддержать назначение моего преемника.

Вы можете связаться со мной здесь в любой момент, чтобы обсудить любую поддержку, которую я могу предложить, или любые подробности, которые могут вам понадобиться от меня, чтобы сделать переход как можно более плавным.

С уважением,
Стив Уэлч

4. Электронное письмо с официальным приглашением на мероприятие

Вот пример электронного письма с официальным приглашением, отправленного группе коллег. Каждое официальное электронное письмо с приглашением должно содержать четкую тему, все подробности о мероприятии (включая дату, время и место) и то, как люди могут ответить на приглашение.

Вот официальное письмо с приглашением на вечернее деловое мероприятие.

Тема сообщения: Отпуск для Стива Уэлча – RSVP

Уважаемые коллеги,

Я хочу пригласить вас на мероприятие, которое мы проводим для Стива Уэлча, нашего руководителя по маркетингу, который уезжает 12 декабря. Мероприятие пройдет 12 декабря с 19:00 до 12:00.

Количество мест ограничено, и гости должны будут ответить на приглашение до начала мероприятия, чтобы обеспечить достаточное количество мест и прохладительные напитки.

Если вы хотите принять участие, ответьте на это письмо с любыми диетическими требованиями. Если вы не можете присутствовать, мы рекомендуем вам отправить сообщения поддержки Стиву до того, как он уйдет, чтобы приступить к своей новой роли.

С уважением,
Мэнди Смит

5. Электронная почта с официальной жалобой

Если вы получили плохое обслуживание или разочарованы продуктом, электронная почта с официальной жалобой может повысить осведомленность о ваших проблемах. В официальных электронных письмах важно излагать факты, но не становиться слишком эмоциональным.

Вот пример официального электронного письма с жалобой.

Тема сообщения: Жалоба клиента: 12 сентября

Уважаемый господин/госпожа,

Я связываюсь с вами, чтобы пожаловаться на услугу, которую я получил 12 сентября. Ваш персонал был грубым и необщительным во время моего визита.

Я долгое время пользуюсь вашими услугами и был разочарован тем, что в данном случае вы не смогли соответствовать своим обычно высоким стандартам.

Я хочу попросить официальные извинения и узнать, что вы планируете сделать, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем.

С уважением,
Стив Робертс

6. Официальное электронное письмо с извинениями

Составление официального электронного письма с извинениями может быть сложной задачей, но признание ошибки имеет решающее значение для ограничения ущерба и восстановления отношений.

Вот прямолинейный образец электронного письма с официальными извинениями от компании для работы с клиентом, подавшим жалобу.

Тема сообщения: Приносим извинения за предоставленную услугу

Дорогой Стив Робертс,

Меня зовут Райан Дэвис, я представитель отдела обслуживания клиентов в XXX. Я хочу воспользоваться этой возможностью, чтобы официально извиниться за оказанную вам услугу 12 сентября 2021 года.

К сожалению, в данном случае нам не удалось достичь наших высоких стандартов. Мы поговорили со всеми вовлеченными членами команды и подтвердили важность обслуживания клиентов. Я хотел бы заверить вас, что это больше не повторится.

Если вы хотите обсудить вашу жалобу, вы можете связаться со мной напрямую. Мы приложили ваучер на 10 фунтов стерлингов, чтобы вы могли использовать его при следующем посещении, чтобы выразить нашу признательность.

С уважением,
Райан Дэвис

Хотите писать официальные электронные письма лучше? Попробуйте Flowrite

Написание официальных электронных писем будет простым, если вы будете следовать нашему процессу. Официальные шаблоны электронной почты, включенные в этот пост в блоге, должны служить руководством, но их всегда следует адаптировать и обновлять, чтобы отразить ваши конкретные обстоятельства. Однако есть еще более простой способ. Flowrite — это инструмент для написания ИИ, который превращает короткие инструкции в готовые к отправке электронные письма и сообщения. Если вы все еще пытаетесь найти правильные слова для написания официального электронного письма, Flowrite может помочь вам начать работу и вдохновить вас — или даже написать для вас все электронное письмо одним нажатием кнопки. Как видно из приведенного ниже примера, все, что требуется, — это нажать кнопку.

Вы все еще думаете, как отправить официальное электронное письмо? Мы надеемся, что нет. В следующий раз, когда вы будете писать официальное электронное письмо, просто помните об этих примерах, и вы сможете общаться уверенно.

Как написать официальное электронное письмо с 10 примерами

Вы не знаете, как написать официальное электронное письмо?

Не беспокойтесь; ты не одинок. Начать официальное электронное письмо может быть сложной задачей, поскольку сообщение чаще всего важно, чем нет. Тем не менее, официальное письмо по электронной почте — это то, чему мы все можем научиться.

В этой статье мы познакомим вас с официальным форматом электронной почты, в том числе с тем, как начать официальное электронное письмо, как завершить официальное электронное письмо и как поставить официальную подпись.

Мы также предоставим вам 10 образцов официальной электронной почты и познакомим вас с шаблонами электронной почты Flowrite, которые помогут вам писать официальные электронные письма быстрее, чем когда-либо прежде, например:

Что такое официальное электронное письмо?

Официальное электронное письмо — это тип официального электронного письма, которое вы отправляете человеку (или группе), требующему ответа. Как и все официальные электронные письма, официальные электронные письма должны быть профессиональными и правильно отформатированы, с официальной структурой, строкой темы, приветствием и подписью.

Примеры официальных электронных писем: 

• Сообщение об отпуске по болезни 
• Приглашение на собрание
• Официальное представление кого-либо
• Вручение уведомления
• Благодарность кому-либо
900 например, это формальные запросы, которыми можно поделиться с другими людьми. Опять же, будьте максимально вежливы и профессиональны в таких сообщениях, чтобы получить положительный ответ.

Возможно, вы отправляете электронное письмо своему начальнику, профессору, коллеге, клиенту или потенциальному деловому партнеру. Исследователи говорят, что язык, который вы используете, и то, насколько вы формальны, могут повлиять на то, как вас воспринимают получатели. «Язык Интернета, или текстовая речь, может подходить для случайного общения, но неуместен в профессиональном контексте», — заключают они.

Урок? При написании официальных электронных писем придерживайтесь соответствующей структуры и будьте формальными.

Написание официальной электронной почты — это не только профессиональная деятельность; это тоже практично. Официальный формат электронной почты также структурирован таким образом, чтобы ваше сообщение не запуталось и не запуталось. Следуя нашему руководству по официальным электронным письмам, вы сможете создать четкую и результативную переписку.

Как написать официальное электронное письмо?

Это пошаговый процесс написания официального электронного письма, и к тому времени, как вы прочтете этот раздел, вы будете знать все, что нужно знать о том, как написать официальное электронное письмо.

Официальный формат электронной почты   

Структура любого официального электронного письма проста, поэтому вам не потребуется много времени, чтобы освоить ее.

Эффективное официальное электронное письмо состоит из четырех частей, в том числе:

• Приветствие
• Вступительная строка и текст
• Окончание
• Подпись

Каждое письмо имеет одинаковую формальную структуру электронной почты, что означает, освоив его, вы будете создавать эффективные электронные письма за считанные минуты.

Как начать официальное электронное письмо

Каждое официальное электронное письмо начинается с «Уважаемый».

Когда вы пишете кому-то, кого вы знаете, используйте его полное имя. Вот как это работает: 

• «Дорогой Пол Робертс»,

Следует ли использовать заголовок в приветствии по электронной почте? Мы рекомендуем вам этого не делать. Использование почетного обращения, такого как «мистер и миссис», является старомодным и может оскорбить вас, поэтому откажитесь от него. Точно так же пора отказаться от «Уважаемый господин/госпожа» и «Кого это может касаться».

Официальное приветствие по электронной почте

Но что произойдет, если вы не знаете полного имени человека или обращаетесь к группе?

Если у вас нет чьего-либо полного имени (или вы не можете найти его, например, в LinkedIn), обратитесь к нему другим способом, например, используя его должностную роль.

Вот как это может работать:

• Уважаемый менеджер по маркетингу,
• Уважаемый менеджер по подбору персонала,
• Уважаемая команда,

Некоторые люди хотят знать, могут ли они использовать «Привет» в качестве приветствия в официальном электронном письме? Это зависит от вас, но в официальном электронном письме мы рекомендуем вам этого не делать. Доказательства и анекдот показывают, что неформальные подходы в этих случаях неуместны.

Мы советуем придерживаться испытанного подхода к общению, так как это, вероятно, лучший способ гарантировать, что вы получите ответ и желаемые результаты. Узнайте больше о том, как начать электронную почту в нашей статье.

Вступительные строки и текст сообщения

 Мы не будем вдаваться в подробности, но официальные электронные письма предназначены для получения ответа, поэтому задавайте вопросы четко!

Как правило, первое предложение представляет вас и объясняет, почему вы отправляете электронное письмо. Следующие предложения охватывают ваш запрос, вопрос или сообщение. Вы можете увидеть, как мы использовали эту структуру в наших 10 официальных примерах электронной почты ниже.

Крайне важно, чтобы вы использовали правильный тон голоса в своих сообщениях, поэтому начните с понимания силы поиска правильных слов, прежде чем писать официальные электронные письма.

Завершение официального электронного письма

Традиционное официальное завершение электронного письма состоит в том, чтобы использовать «Искренне ваш», если вы знаете имя человека, и «С уважением», если вы этого не знаете (или пишете группе).

Эти два официальных окончания электронной почты должны охватывать вас при любых обстоятельствах. Тем не менее, вы также можете использовать другие окончания, если хотите, в том числе:

• С уважением
• С уважением
• С наилучшими пожеланиями

Ваш выбор официального окончания электронной почты во многом зависит от контекста и от того, с кем вы общаетесь. Если вы знаете кого-то, вы можете быть немного менее формальным. Но, с другой стороны, если вы впервые отправляете сообщение или не уверены в своих навыках общения, придерживайтесь стандартных окончаний электронной почты.

Мы рассмотрели тему как завершить письмо, поэтому, если вам нужны дополнительные советы и рекомендации, обязательно ознакомьтесь с ними.

Официальная подпись электронной почты

 Официальная подпись электронной почты содержит важную информацию о вас, в том числе:

• Имя
• Должность
• Компания (если применимо)
• Адрес электронной почты
• Номер телефона

  8 90 the basics are любой хорошей электронной подписи, но вы можете добавить больше деталей, если это уместно. Например, вы можете включить ссылки на учетные записи в социальных сетях, ссылки на продукты или логотип компании, если хотите.

  Официальный этикет электронной почты

  Деловое общение следует набору правил, известных как этикет деловой электронной почты, которые определяют, как пишутся электронные письма, и обеспечивают эффективную передачу вашего сообщения.

  Вот 10 важных советов по официальному этикету электронной почты, которые вам необходимо знать, чтобы писать деловые сообщения лучше:07 Никогда не пытайтесь быть смешным

• Не используйте смайлики
• Придерживайтесь стандартных шрифтов
• Четко объясните, чего вы хотите, когда вы этого хотите и почему
• Проверяйте орфографию и грамматику перед отправкой
• Никогда не добавляйте большие вложения
• Экономно используйте CC и BCC

10 официальных примеров электронной почты

Чтобы проиллюстрировать нашу точку зрения, мы создали 10 официальных примеров электронной почты, которые демонстрируют принципы и практические шаги, описанные выше. В наших официальных образцах электронной почты мы сосредоточились на реальных примерах, когда вам нужно отправить четкую корреспонденцию, требующую ответа. Эти примеры показывают вам, как структурировать ваши сообщения, но не копируйте и не вставляйте их. Очень важно, чтобы вы персонализировали каждое официальное электронное письмо, чтобы оно было профессиональным. Готовы начать?

1. Образец официального приветственного электронного письма

Официальное приветственное электронное письмо — это обычная вежливость, которую вы будете проявлять в бизнесе. Например, вы можете представлять клиента, клиента или потенциального нового сотрудника кому-то, кого вы уже знаете. Мы направляем доверенного клиента к новому поставщику в нашем официальном шаблоне введения электронной почты. Посмотрите, как это работает ниже.

Тема сообщения: Кому: (Имя 1) встретиться (Имя 2)

Дорогая Мелани Кларк,

Я хотел бы представить вам (имя клиента), который ищет нового поставщика для своего бизнеса. Я предоставил им информацию о вашем бизнесе и выразил, насколько мы удовлетворены услугами, которые вы нам предоставили.

Я призываю вас общаться друг с другом и организовывать встречи в удобное для вас время.

С уважением,

Алан Гамильтон

2. Официальная электронная почта для отпуска по болезни

К сожалению, все мы время от времени болеем, и по контракту вы обязаны сообщить своему менеджеру, что вы не сможете работать сегодня. Итак, в этом официальном электронном письме для шаблона больничного листа мы четко заявляем, что не можем работать, но заканчиваем на позитивной ноте с подробностями о том, когда мы надеемся вернуться к работе.

Тема сообщения: Кому: Больничный (дата)

Дорогая Мелани Кларк,

К сожалению, я плохо себя чувствую и сегодня не смогу работать. Однако я поговорил с доктором, и я должен быть достаточно здоров, чтобы вернуться к работе через два дня.

Я буду держать вас в курсе моих успехов и с нетерпением жду возможности вернуться к работе в ближайшее время.

С уважением,

Алан Гамильтон

3. Официальное электронное письмо об уходе

Когда вы решите покинуть должность, вам необходимо будет отправить официальное электронное письмо об уходе. Это официальное электронное письмо знаменует собой начало ухода с позиции и запускает отсчет времени. В этом примере мы покажем вам, как написать профессиональное официальное электронное письмо об увольнении, которое положительно завершит вашу работу, и запросит важную информацию, необходимую для начала вашей новой роли.

Тема сообщения: Кому: Моя отставка

Дорогая Мелани Кларк,

Я пишу об уходе с должности (укажите название должности). Я многому научился, работая в (компании), и получил удовольствие от этого опыта. Тем не менее, я чувствую, что пришло время уйти, чтобы продолжить свою карьеру.

Пожалуйста, примите это письмо как дату моего официального ухода в отставку. Я был бы рад возможности встретиться и обсудить следующие шаги в этом процессе, включая согласование окончательной даты моего пребывания здесь.

С уважением,

Алан Гамильтон

4. Электронное письмо с официальным приглашением на встречу 

Создание официального электронного письма с приглашением является ключевым навыком для любого профессионального сотрудника. В этом официальном электронном письме с приглашением на встречу мы обращаемся к команде и изменили приветствие и завершение, чтобы отразить это. Как видите, мы четко определили, о чем мы просим, ​​когда и почему. Взгляните на наше официальное электронное письмо с приглашением на встречу.

Тема сообщения: Кому: Совещание по маркетинговому плану на (год)

Уважаемый отдел маркетинга!

Я приглашаю всех вас на собрание компании, чтобы обсудить будущее отдела маркетинга. Встреча состоится в (укажите подробности).

Пожалуйста, подтвердите свое участие как можно скорее, ответив на это письмо.

Я с нетерпением жду встречи со всеми вами и обсуждения наших стратегических планов на захватывающее будущее.

С уважением,

Алан Гамильтон

5. Электронное письмо с официальным приглашением

В этом официальном электронном письме с приглашением мы обращаемся к человеку по имени. Как видите, это меняет приветствие и завершение, а также позволяет нам быть более конкретными и целенаправленными в наших сообщениях. Итак, давайте посмотрим, как это работает:

Тема письма: Кому: Встреча по маркетинговому плану на (год)

Дорогая Мелани Кларк,

Я приглашаю вас на встречу, чтобы обсудить будущее команды маркетинга. Встреча состоится в (укажите подробности).

Вы играете главную роль в будущем нашего отдела маркетинга. Мы будем очень рады вашему опыту и знаниям, которые помогут нам определить ее будущее стратегическое направление.

Пожалуйста, подтвердите свое присутствие на встрече со мной как можно раньше.

С уважением,

Алан Гамильтон

6.

Как написать официальное электронное письмо клиенту

Обращаясь к клиенту, важно соблюдать правила и проявлять уважение. В этом официальном электронном письме клиенту мы запрашиваем дополнительную информацию о заказе, но сам шаблон электронного письма может быть адаптирован к нескольким ситуациям, с которыми вы можете столкнуться. Используйте его в качестве схемы и персонализируйте для своих конкретных нужд.

Тема сообщения: Кому: Встреча по маркетинговому плану на (год)

Дорогая Мелани Кларк,

Меня зовут Алан Гамильтон, я связываюсь с вами из (название компании). В настоящее время я обрабатываю ваш заказ, и мне нужно, чтобы вы уточнили некоторую информацию, прежде чем завершить его.

Можете ли вы связаться со мной как можно скорее по электронной почте или по телефону, указанному ниже, и мы сможем гарантировать, что ваш заказ будет у вас как можно скорее.

С уважением,

Алан Гамильтон

7.

Как написать официальное электронное письмо при приеме на работу

Подача резюме или заявления о приеме на работу — распространенная ситуация, когда вам потребуется официальное электронное письмо. В этом примере   , как написать официальное электронное письмо для работы, мы дружелюбны, но сосредоточены, в том числе запрашиваем подробности о том, что мы предоставили, и запрашиваем дополнительную информацию о следующих шагах.

Тема сообщения: Кому: Совещание по маркетинговому плану на (год)

Уважаемый менеджер по подбору персонала!

Меня зовут Алан Гамильтон, и я претендую на должность (должность). Я приложил копию своего резюме и портфолио своих работ, как того просили в объявлении о работе.

Пожалуйста, просмотрите информацию и дайте мне знать, предоставил ли я все необходимое. Если чего-то не хватает или у вас есть какие-либо дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне в любой момент, используя данные в моей подписи.

Я приветствую своевременную информацию о ходе рассмотрения моего заявления.

С уважением,

Алан Гамильтон

8. Официальное двухнедельное уведомление по электронной почте

Хотя мы уже рассмотрели, как написать эффективное электронное письмо об увольнении, это официальное двухнедельное уведомление намного короче и более целенаправленно. Такое электронное письмо подходит для краткосрочной работы или должности, которую вы можете оставить по определенным причинам. К сожалению, здесь нет места недоразумениям.

Тема сообщения: Кому: Совещание по маркетинговому плану на (год)

Дорогая Мелани Кларк,

Пожалуйста, примите это письмо как официальное заявление об отставке и начало двухнедельного периода уведомления. Я наслаждался своим временем здесь, но я чувствую, что готов двигаться дальше.

Я рад возможности обсудить следующие шаги, включая управление передачей моих обязанностей другим сотрудникам.

Буду признателен за подтверждение получения этого письма.

С уважением,

Алан Гамильтон

9. Образец официального ответа по электронной почте

Когда кто-то пытается отправить вам электронное письмо, будет вежливо подтвердить, что вы его получили, и указать, что вы планируете с ним делать. В этом образце официального ответа по электронной почте мы предлагаем краткий и целенаправленный удерживающий ответ, который вы можете использовать при любых обстоятельствах.

Тема сообщения: Кому: Совещание по маркетинговому плану на (год)

Уважаемый (имя клиента),

Спасибо за последнее письмо. Я могу подтвердить, что мы получили его, и в настоящее время я ищу наиболее подходящего человека, с которым можно им поделиться. Уверяю вас, что кто-то ответит на ваше сообщение в течение 24 часов.

Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне в любое время, и я буду рад пообщаться с вами.

С уважением,

Алан Гамильтон

10. Официальная электронная почта с благодарностью

Официальная благодарность — это официальная переписка, которая будет передана всей компании, сохранена и сохранена на будущее. Это короткое и простое официальное письмо с благодарностью (вот еще 100 способов сказать «спасибо») выражает правильное настроение, будучи коротким и милым.

Тема сообщения: Кому: Встреча по маркетинговому плану на (год)

Дорогая Мелани Кларк,

Меня зовут Алан Гамильтон, я занимаю (должность) в (название компании). Я пишу, чтобы поблагодарить вас за прекрасное обслуживание, полученное от вашей компании.

Мы высоко оценили вашу поддержку, руководство и исключительное обслуживание за последний год, и мы хотели бы поблагодарить вас за все, что вы сделали официально.

Все мы в (название компании) надеемся на сотрудничество в будущем.

С уважением,

Алан Гамильтон

Официальный шаблон электронной почты от Flowrite




Написание официальных электронных писем будет простым, если вы будете следовать нашему процессу. Официальные образцы электронной почты в этой статье должны предоставить вам схему, которую вы можете адаптировать к своим потребностям. Однако есть еще более простой способ. Flowrite — это инструмент для написания ИИ, который превращает короткие инструкции в готовые к отправке электронные письма и сообщения. Предположим, вы все еще пытаетесь найти правильные слова для написания официального электронного письма. В этом случае Flowrite может помочь вам начать работу и вдохновить вас — или даже написать для вас электронное письмо целиком. Как видно из приведенного ниже примера, все, что нужно, — это нажать кнопку.

Заключение

Все еще сомневаетесь в официальном формате письма? Не думал. В этой статье мы попытались разбить официальный формат электронной почты на части, в том числе официальное приветствие электронной почты и официальное окончание электронной почты. Мы надеемся, что этот подход помог вам научиться писать официальное письмо, и теперь вы чувствуете себя более уверенно при написании официальной электронной почты. Вы считаете, что статья была полезной; пожалуйста, поделитесь им со своей командой, чтобы упростить запуск официальной электронной почты для всей вашей компании. По крайней мере, добавьте страницу в закладки, чтобы убедиться, что она у вас под рукой в ​​следующий раз, когда вы почувствуете неуверенность в официальном письме. Наконец, не забывайте о Flowrite и наших официальных шаблонах электронной почты, которые помогут вам быстрее писать качественные электронные письма.

9 Наиболее распространенные шаблоны и примеры транзакционных электронных писем

В конкурентном мире электронной коммерции транзакционные электронные письма играют решающую роль в ведении успешного бизнеса. Возможно, вы не обязательно сочтете их самой важной частью вашей стратегии электронной почты, но они могут создать или разрушить будущее вашей компании.

Проще говоря, транзакционные электронные письма — это автоматизированные электронные письма в режиме реального времени, которые отправляются пользователям, когда на веб-сайте, в приложении или на платформе происходит определенное действие (также известное как триггеры).

В этом посте мы поговорим о девяти наиболее часто используемых шаблонах транзакционной электронной почты.

Прежде чем углубляться, давайте рассмотрим ключевые характеристики, которые делают транзакционное электронное письмо успешным.

• Передача четкого сообщения с возможностью управления настройками.
• Четко видимый призыв к действию (CTA) на случай, если читатель захочет подробнее изучить транзакцию.
• Простота за счет использования достаточного количества слов для передачи сообщения.

Вполне нормально путать транзакционные и маркетинговые электронные письма. Основное различие между ними заключается в том, что транзакционные электронные письма предназначены для информирования читателей о нерекламных темах, будь то подтверждение заказа или оплата счета.

Еще одно отличие состоит в том, что для отправки транзакционных электронных писем обычно не требуется разрешение получателя. Но когда дело доходит до отправки маркетинговых или рекламных электронных писем, получение разрешения обязательно.

Итак, теперь, когда вы получили четкое представление о том, что такое транзакционные электронные письма и как они используются, давайте рассмотрим девять наиболее эффективных шаблонов транзакционных электронных писем, которые помогут вам вести бизнес лучше.

Электронное письмо с двойной подпиской

Электронная почта с двойной подпиской предназначена для того, чтобы добавить один дополнительный шаг к процессу подписки, который проходит читатель.

Эти электронные письма обычно требуют, чтобы читатель подтвердил свой адрес электронной почты, проявляя интерес «выше среднего», чтобы стать частью списка рассылки.

В идеале вы должны рассматривать двойное электронное письмо с подпиской как своего рода фильтр, который поможет вам сохранить только тех читателей, которые проявляют истинный интерес к вашему контенту.

Вот пример письма с двойной подпиской.

А вот простой, но эффективный шаблон, который вы можете использовать, чтобы убедиться, что ваши новые читатели завершат процесс подписки.

Привет, [имя] ,

Спасибо за регистрацию в [добавить название компании]

Чтобы завершить регистрацию, подтвердите свой адрес электронной почты, нажав следующую кнопку:

[Добавить CTA]

Примечание: если вы НЕ подтвердите свой адрес электронной почты, нажав кнопку выше, вы НЕ будете получать наши электронные письма. Чтобы все наши электронные письма попадали в ваш почтовый ящик, вы можете добавить наш адрес электронной почты в белый список, добавив его в свой список контактов.

С уважением,
[название компании] команда

Электронная почта для сброса пароля

Каждый в какой-то момент забудет свой пароль — давайте посмотрим правде в глаза. Электронные письма для сброса пароля гарантируют, что ваши (потенциальные) клиенты снова получат доступ к вашим продуктам и/или услугам.

С помощью этого сообщения электронной почты пользователь должен иметь возможность обновить свой пароль и впоследствии снова войти в свою учетную запись.

Наличие шаблона для этого типа транзакционной электронной почты имеет решающее значение для компаний, которые работают с учетными записями, защищенными паролем. Важно отметить, что такие электронные письма также должны информировать получателей о сроках, по истечении которых истечет срок действия ссылки на пароль.

Чтобы дать вам лучшее представление, вот пример электронного письма для сброса пароля от Udemy.

Если вы хотите составить собственное электронное письмо для сброса пароля, вы можете использовать приведенный ниже шаблон:

Привет, [имя]

Служба поддержки получила ваш запрос на сброс пароля. Нажмите кнопку ниже, чтобы начать.

[CTA]

Если это не работает, вы можете скопировать и вставить следующую ссылку в адресную строку браузера:

[Добавить URL]

9

49 С уважением1748 [название компании] команда

Электронное письмо с подтверждением заказа

Электронное письмо с подтверждением заказа — это бесспорно самые ценные и важные электронные письма для любого бизнеса. Они не только имеют самый высокий показатель открываемости, но и люди читают их более внимательно.

И это имеет смысл, потому что электронное письмо с подтверждением заказа дает читателю уверенность в том, что его заказ был успешно размещен. Такие электронные письма также помогают клиентам перепроверить, заказали ли они правильный продукт и правильный ли адрес доставки.

Кроме того, для предприятий электронной коммерции эти электронные письма являются отличной возможностью начать перекрестное продвижение продуктов.

Вот как должно выглядеть отличное электронное письмо с подтверждением заказа.

Если вы ведете собственный бизнес в сфере электронной коммерции или предлагаете услуги в Интернете, вы можете использовать этот шаблон электронного письма с подтверждением заказа и настроить его в соответствии со своими потребностями.

Здравствуйте, [имя клиента],

Спасибо за размещение заказа на [название компании]. Мы рады сообщить вам, что мы получили ваш заказ и очень скоро обработаем его.

Вот некоторые другие [название продукта], которые могут вас заинтересовать

-[Добавить продукт 1]
-[Добавить продукт 2]
-[Добавить продукт 3 Спасибо]

0 еще раз за выбор [название компании] для вашей покупки.

С уважением,
Команда [название компании]

Уведомление об отправке по электронной почте

После того, как вы совершили продажу, ваша работа наполовину сделана. Следующая часть, которую вам нужно будет отработать, — это опыт доставки. Электронное письмо с уведомлением об отправке должно быть отправлено покупателю, как только заказанный товар будет отправлен.

Здесь важно помнить, что идеальное электронное письмо с уведомлением об отправке состоит из трех основных частей:

• Объявление об успешной отправке товара
• Детали заказа
• Если не отправлено с подтверждением заказа электронная почта, добавьте данные для отслеживания

В то время как первая часть таких шаблонов транзакционных электронных писем предназначена для единственной цели электронного письма, другие части помогают клиентам оставаться в курсе и обновлять информацию о своей покупке. Изучив основы, вы всегда можете проявить творческий подход и попробовать дополнительные методы, такие как скидки, ваучеры и т. д., чтобы увеличить продажи.

Посмотрите этот пример эффективного электронного письма с уведомлением о доставке от Chewy.

С помощью этого легко настраиваемого шаблона электронного письма с уведомлением о доставке вы сможете убедиться, что ваши клиенты получают правильную информацию о доставке своих покупок.

Здравствуйте, [имя],

Отличные новости! Ваш заказ уже в пути.

Это письмо уведомляет вас об успешной отправке вашего заказа [номер заказа]. Вы можете нажать на кнопку ниже, чтобы отследить вашу посылку.

[CTA]

Вот подробная информация о вашем заказе:

[Подробная информация о заказа]

Лучшие по сравнению с
Этот тип электронной почты информирует клиентов о том, что их груз достиг пункта назначения. Это особенно полезно, если покупатель хочет, чтобы продукт был отправлен третьей стороне (например, в день рождения или торжество), так как этот тип электронного письма с подтверждением обеспечивает душевное спокойствие, зная, что продукт был доставлен (или вот-вот будет доставлен). ) получателю.

Вот хороший пример письма с подтверждением доставки от Aliexpress.

Этот шаблон можно использовать для создания писем с подтверждением доставки.

Уважаемый [имя],

Ваша посылка была доставлена ​​в [адрес или страна] в [указать время].

Еще раз спасибо, что выбрали нас для покупки. Если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии по вашему продукту, используйте кнопку ниже, чтобы связаться с нашей службой поддержки.

[СТА]

С уважением,
Команда [название компании]

Электронная почта для выставления счетов

Среди всех видов шаблонов транзакционных электронных писем, это тот, который вам нужно использовать чаще всего, если вы являетесь поставщиком услуг.

В зависимости от того, как вы настроите счета-фактуры и графики их доставки, эти электронные письма могут быть автоматизированы и отправлены в заданный период времени.

При просмотре содержания таких электронных писем они должны содержать основную информацию о сумме, подлежащей оплате, номер счета и, желательно, некоторую информацию о компании.

В качестве CTA можно добавить кнопку, ведущую к оплате. Если вы небольшая компания или, может быть, фрилансер, вы также можете заменить кнопку ссылкой.

Вот как может выглядеть электронное письмо со счетом от небольшой компании.

Вот шаблон, который вы можете использовать для отправки этих типов электронных писем.

Здравствуйте, [имя],

Вот счет [номер счета] в долларах США [введите сумму].

Сумма к оплате должна быть выплачена [дата].

Просмотрите свой счет в Интернете: [Введите URL-адрес]

[Добавьте дополнительную информацию: из своего онлайн-счета вы можете распечатать PDF-файл, экспортировать CSV-файл или создать бесплатный вход и просмотреть неоплаченные счета.]

Если у вас есть какие-либо вопросы, сообщите нам об этом.

Спасибо,
[Название компании]

Электронное письмо с официальными обновлениями

Юридические электронные письма могут быть не самыми интересными, но есть некоторые, которые вам, вероятно, придется отправить, особенно когда речь идет об обновлениях вашей конфиденциальности. политика и условия обслуживания.

Важность этих писем заключается в том, что, отправляя их, вы сохраняете возможность защитить себя на законных основаниях.

И хотя электронные письма с юридическими обновлениями часто содержат довольно скучный контент, вы можете сделать их интересными для получателей, включив некоторые изменения в дизайн или настроив шаблон, который вы решили использовать.

Здесь такие вещи, как упоминание цели вашего электронного письма в строке темы и/или включение персонализированного введения, могут придать вашему электронному письму другой «цвет».

Еще одна хорошая идея — резюмировать важную информацию в теле письма (мы также проиллюстрируем это в примере ниже). Это поможет вашим читателям сэкономить время, позволяя им пропустить длинную и сложную терминологию, используемую для объяснения ваших юридических обновлений.

Поскольку конечной целью легального электронного письма является информирование ваших подписчиков об обновлениях, может быть лучше отображать необходимую информацию как можно короче в теле письма.

Важно помнить, что эти типы шаблонов транзакционных электронных писем не должны содержать никакого дополнительного, не относящегося к делу контента.

Кроме того, с юридическими электронными письмами старайтесь держаться подальше от меню навигации и определенно избегайте дополнительных продаж или всего, что связано с маркетингом. Взгляните на приведенный пример.

А вот несколько формальный юридический образец электронной почты, который вы можете использовать для своего бизнеса.

Уважаемый [имя клиента],

Это электронное письмо уведомляет вас о том, что мы внесли некоторые изменения в наш [добавьте юридическое упоминание, о котором вы будете говорить, например. Политика конфиденциальности и условий использования]. Вкратце изменения отражаются в следующем.

· [Добавить пункт 1, напр. Повышение прозрачности того, как мы используем вашу информацию.]

· [Добавить пункт 2, например. Дополнительные сведения об использовании нами файлов cookie, чтобы сделать использование нашего веб-сайта более эффективным и удобным. ]

Если вы хотите прочитать все изменения, нажмите здесь[добавить гиперссылку].

С уважением,
[название компании]

Электронное письмо с пробным периодом

Это электронное письмо относится к типу транзакционных электронных писем, которые очень полезны для компаний, занимающихся программным продуктом или услугой (SaaS).

В зависимости от структуры и продолжительности пробного периода, который вы предлагаете потенциальным клиентам, вы можете отправить одно или несколько электронных писем об истечении пробного периода по мере приближения даты окончания. Это отличный способ гарантировать, что не возникнет проблем из-за перерыва в обслуживании, если они захотят продолжить использовать ваш продукт.

Почему больше одного письма? Ну, это просто. Такие факторы, как отпуск, командировка и выходные, влияют на срок действия пробной версии службы. Следовательно, важно предоставить пользователям достаточное количество времени до истечения срока действия, как в примере ниже.

Вот простой шаблон для создания пробных электронных писем с истекающим сроком действия.

Здравствуйте, [имя],

Спасибо за использование [название продукта]. Мы надеемся, что вы получили максимальную отдачу от последнего [количество пробных дней].

Это письмо уведомляет вас о том, что срок действия бесплатной пробной версии истекает завтра.

Если вы получили пользу от [продукта], подумайте об обновлении своей учетной записи, чтобы получить все его функции. Для этого выполните следующие действия:

[опишите шаги, чтобы стать платным клиентом]

Если у вас есть какие-либо отзывы или вопросы, вы можете ответить нам в этом письме.

С уважением,
Команда [название компании]

Электронное письмо об отмене заказа

В случае неудачной отмены заказа профессиональное электронное письмо заверяет клиента, что с его стороны не требуется никаких дальнейших действий.

Помимо формальностей такого транзакционного электронного письма, это помогает покупателю избавиться от любых факторов стресса, связанных с событием, эффективно оставляя окно возможностей для будущих покупок.

Вот отличный пример письма об отмене заказа, пришедшего от ресторана RESY.

А если вы хотите отправить собственное электронное письмо об отмене (надеемся, вы этого не сделаете), вот удобный шаблон.

Здравствуйте [имя],

Мы получили ваш запрос на отмену [добавить предложение с продуктом или услугой]

Мы отправляем это письмо, чтобы сообщить вам, что мы отменили ваш заказ/бронирование .

Никаких дальнейших действий с вашей стороны не требуется.

Если у вас есть дополнительные вопросы, ответьте на это письмо.

Желаю вам всего наилучшего,
Команда [компания]

Прощальные мысли

Транзакционные электронные письма являются неотъемлемой частью любой успешной стратегии коммуникации по электронной почте. В этой статье мы рассмотрели некоторые из наиболее распространенных транзакционных электронных писем, предоставив вам примеры и шаблоны, на которые можно ссылаться.

Следуйте этим советам, чтобы создавать красивые, профессиональные шаблоны транзакционной электронной почты, и вы станете на один шаг ближе к автоматизации электронной почты.


9 Наиболее распространенные шаблоны и примеры транзакционной электронной почты

23 Профессиональные шаблоны электронной почты для успеха в бизнесе

Хорошо написанное электронное письмо может быть разницей между высокими показателями открываемости и вовлеченности или потерей в переполненном почтовом ящике.

В этой статье мы поделимся и проанализируем 23 шаблона деловой электронной почты, которые вы можете использовать для улучшения своих маркетинговых кампаний по электронной почте и охвата продаж. Для каждого типа профессионального шаблона электронной почты мы разберем элементы, из которых состоит отличная деловая электронная почта, от формата электронной почты до копии электронной почты.


Содержание

1. Шаблон письма с подтверждением (также известное как электронное письмо с двойным согласием)
2. Шаблон приветственного письма
3. Шаблон электронного письма о продажах
4. Шаблон дополнительного электронного письма для электронных писем о продажах
5. Шаблон электронного письма с подтверждением

   Шаблон электронного письма с подтверждением

6. Шаблон электронного письма со счетом
7. Шаблон электронного письма об брошенной корзине
8. Шаблон электронного письма с обзором
9. Шаблон электронного письма с опросом (официальная версия)
10. Шаблон электронного письма с опросом (неофициальная версия)
11. Шаблон электронного письма об удовлетворенности клиентов (открытые вопросы)
12. Шаблон электронного письма службы поддержки для недовольных клиентов
13. Шаблон электронного письма с приглашением на встречу (бизнес)
14. Шаблон электронного письма с благодарностью
15. Представление себя шаблон сообщения электронной почты (личный)
16. Шаблон объявления об акции для перевода сотрудника
17. Шаблон объявления о новой акции
18. Шаблон официального электронного письма (представление о бизнесе)
19. Шаблон электронного письма с запросом о приеме на работу
20. Шаблон электронного письма с сопроводительным письмом
21. Шаблон профессионального рекомендательного письма
22. (после собеседования) Шаблон благодарственного письма

Шаблон электронного письма с подтверждением (также известный как двойной выбор электронная почта)

Электронное письмо с подтверждением — это первое электронное письмо, которое новый подписчик получает после подачи заявки на регистрацию в вашем списке рассылки. Из-за характера этого профессионального шаблона электронной почты он будет открыт и быстро просканирован, чтобы найти кнопку «Подтвердить подписку».

Таким образом, цель состоит в том, чтобы кратко поприветствовать новых подписчиков и как можно скорее привести их к кнопке призыва к действию (CTA).


Привет, [имя],

Спасибо, что подписались на мою еженедельную рассылку. Прежде чем мы начнем, вам нужно будет подтвердить свой адрес электронной почты.

Нажмите на кнопку ниже, чтобы подтвердить свой адрес электронной почты, и вы официально станете одним из нас!

[кнопка CTA]




Шаблон приветственного письма

Приветственное письмо — это возможность укрепить отношения с новыми подписчиками. Это послужит введением в ваш бренд и позволит вашим читателям узнать, о чем вы. Это также познакомит читателя с вашим тоном голоса и установит стандарты для будущего делового общения.

Таким образом, вам может потребоваться постоянно корректировать это электронное письмо, чтобы оно соответствовало вашему развивающемуся бренду и целевой аудитории. Убедитесь, что он эффективно передает то, что вы пытаетесь спроецировать, чтобы ваш бизнес произвел отличное первое впечатление. Вы можете использовать следующий шаблон приветственного письма в качестве основы и сделать его более персонализированным.


Эй, [имя]!

Добро пожаловать в [бренд]. Мы рады, что вы присоединились к нашему сообществу.

Цель [название бренда] — создать [добавить цель и/или миссию вашего бренда].

Мы обещаем отправлять вам электронные письма только [укажите, сколько раз в неделю вы будете отправлять электронные письма].

Все наши электронные письма будут содержать ценную информацию, которая поможет вам в вашем путешествии, и мы можем время от времени рекомендовать продукт, в который мы верим. ресурсы вашего бренда]

С уважением,

[Бренд]



Шаблон электронного письма о продажах

Цель электронного письма о продажах — привлечь внимание человека, с которым вы пытаетесь наладить деловые встречи, отношения, договориться о продаже перейти на телефонный звонок или договориться о следующем шаге. Потратьте время, чтобы полностью изучить и понять болевые точки и потребности ваших потенциальных клиентов, прежде чем составлять и отправлять электронные письма о продажах. Ваши сообщения электронной почты, скорее всего, получат ответ, когда получатель почувствует, что вы можете повысить ценность его повседневной деятельности или решить одну из его проблем.

Поскольку вы будете отправлять эти электронные письма занятым потенциальным клиентам, мы также добавили дополнительный шаблон электронного письма.


Привет [Имя],

Я надеюсь, что это электронное письмо найдет вас хорошо. Позвольте мне начать с того, что я большой поклонник вашей работы, и она вдохновила меня выйти за пределы того, что, как я думал, было моим пределом!

Обращаюсь, потому что [причина].

Тщательно изучив [целевую компанию], я понял, что вы могли бы улучшить [область улучшения]. Я помог многим другим стать лучше в той же области, и я был бы более чем счастлив поговорить с вами об этом!

Не могли бы вы быстро позвонить, чтобы обсудить, как наш [продукт/услуга] может вам помочь?

С уважением,

[Имя]


Чтобы получить дополнительные примеры электронных писем, которые могут помочь вам улучшить лидогенерацию и заключать больше сделок, ознакомьтесь с нашими руководствами по шаблонам холодных электронных писем и темам электронных писем.




Последующий шаблон электронной почты для электронных писем о продажах

Во многих случаях первое отправленное вами электронное письмо о продажах будет проигнорировано, незамечено или забыто.

В этом случае лучшее, что вы можете сделать, чтобы открыть дверь для разговора и наладить отношения с потенциальным клиентом или лидом, — это электронное письмо.


Уважаемый [имя],

Вы, наверное, очень заняты, я прекрасно это понимаю!

Я пишу, чтобы ответить на мое последнее электронное письмо. Я до сих пор не получил от вас ответа и хотел узнать, было ли у вас время обдумать мое предложение.

Было бы здорово получить от вас ответ. Так что, пожалуйста, дайте мне знать, когда вы найдете немного времени.

С уважением,

[Ваше имя]


Дополнительные предложения для ваших последующих электронных писем см. в нашей статье с 15 шаблонами отслеживания продаж.



Шаблон электронного письма с подтверждением

Электронное письмо с подтверждением гарантирует вашему клиенту, что его заказ обрабатывается. Он отправляется сразу после того, как вы получаете заказ клиента, чтобы сообщить ему, что все работает как по маслу.

Чтобы дать читателю небольшой дополнительный стимул для выполнения другого действия (например, сделать еще одну покупку или ответить на другое мероприятие), вы также можете добавить дополнительное предложение. В этом примере деловой электронной почты мотиватором является бесплатная доставка вашего следующего заказа.


Привет [имя],

Спасибо, что делаете покупки у нас. Мы получили ваш заказ и уже приступаем к его выполнению.

Как только все будет готово к отправке и подтверждено, мы сообщим вам об этом. Вы получите информацию об отслеживании и другие подробности в следующем электронном письме.

В знак нашей признательности вы получите бесплатную доставку при следующем заказе. Все, что вам нужно сделать, это ввести промокод [введите промокод] при следующей оплате!

До скорой встречи!


Прочтите нашу статью, чтобы узнать больше о шаблонах и примерах подтверждающих писем.




Шаблон электронного письма с подтверждением доставки

Письмо с подтверждением доставки следует сразу после отправки электронного письма с подтверждением. Как только ваш клиент будет уверен, что его заказ готов к отправке, он также захочет знать, когда именно его товар будет доставлен, чтобы он мог перепроверить детали прибытия и отметить дополнительную информацию (например, инструкции по отслеживанию).

Привет [имя],

Ваш [название продукта] уже в пути!

Вы можете ожидать, что он прибудет на ваш адрес доставки в течение [срока].

Номер заказа [номер заказа].

Отслеживайте статус вашего заказа здесь [Вставьте информацию об отслеживании].

Спасибо, что делаете покупки у нас!




Шаблон электронного письма со счетом

Электронное письмо со счетом отправляется, чтобы сделать процесс оплаты максимально удобным. Целью вашего электронного письма является предоставление подробной информации о товарах или услугах, за которые вы выставляете счет, включая общую стоимость, вашу контактную информацию и платежные реквизиты. Вы также можете включить прямую ссылку для оплаты, по которой они могут щелкнуть, чтобы легко завершить платеж.

Помимо прикрепленного счета, поскольку деньги переходят из рук в руки, сама копия электронной почты часто следует профессиональному этикету электронной почты.


Привет, [имя],

Вот счет за услуги [отрасли], которые мы предоставили за период с [дата] до [дата].

Вы можете легко произвести оплату, нажав здесь [ссылка для оплаты].

Вы можете скачать копию счета в формате CSV или PDF по следующей ссылке: [вставить ссылку]

Если у вас есть какие-либо вопросы, обращайтесь.

Спасибо за доверие,

[Название компании]




Шаблон письма о брошенной корзине

, это письмо о брошенной корзине.

Маркетологи по электронной почте обычно создают автоматическое электронное письмо с напоминанием, которое отправляется всем пользователям, которые не завершили покупку, в надежде, что они завершат последний этап конверсии.


Привет, [имя],

Хорошие новости! [Продукт] все еще в вашей корзине и терпеливо ждет, чтобы стать вашим!

Убедитесь, что вы сделали заказ до [дата], чтобы получить скидку [%]

Нажмите кнопку ниже, чтобы перейти на страницу оформления заказа.

[CTA to cart]




Шаблон письма с обзором

Привлечение людей к публичному обмену своим положительным опытом работы с вашим бизнесом играет важную роль в репутации вашего бренда. Цель письма с обзором — помочь вам получить больше отзывов о вашем бренде, а также о продуктах и ​​услугах, которые вы продаете (как о новых продуктах, так и о любимых продуктах).

С этим электронным письмом необходимо тщательно продумать время. Если вы будете ждать слишком долго, прежде чем отправить его, ваши читатели могут больше не помнить о своем опыте или не чувствовать мотивации, чтобы тратить время и энергию на написание обзора. Отправьте его слишком быстро, и у ваших клиентов не будет достаточно информации или опыта, чтобы сформировать твердое мнение.

[Имя],

Вы недавно приобрели [продукт] у [вашей компании].

Надеемся, вам понравится так же, как и нам! На самом деле, мы хотели бы узнать ваше честное мнение!

Ваши идеи могут помочь многим другим клиентам решить, стоит ли покупать нашу продукцию.

Поэтому, если у вас есть 5 минут свободного времени, пожалуйста, оставьте свой отзыв о [товар/услуга].

[Ссылка на отзывы]

Спасибо!


Разогрейте свои холодные электронные письма с помощью 25 настраиваемых шаблонов электронной почты

Эти шаблоны холодных электронных писем, предоставленные экспертами по продажам Pipedrive, помогут вам увеличить объем поиска, получить больше ответов и не попасть в мусорные папки.

Отметьте наши лучшие практические руководства, шаблоны и электронные книги по электронной почте

Ваши данные обрабатываются в соответствии с нашей политикой конфиденциальности. Вы можете отменить подписку в любое время.



Шаблон сообщения электронной почты для опроса (официальная версия)

Опрос — отличный способ узнать, что думают ваши клиенты. Чтобы быть эффективными, опросы по электронной почте должны включать в себя набор вопросов, тщательно разработанных для сбора множества ответов и получения большого количества ценных количественных данных. Сбор качественных данных также важен, о чем мы поговорим в приведенном ниже шаблоне электронного письма об удовлетворенности клиентов.

Вы можете использовать следующий шаблон электронной почты с опросом для официальных мероприятий и настроить его в соответствии со своими потребностями.


Привет [имя],

Мы надеемся, что вам понравится наш [продукт/услуга]!

Мы всегда стремимся улучшить наши услуги. Таким образом, мы были бы признательны, если бы вы уделили нам [количество времени] своего времени для заполнения следующего опроса.

[Ссылка или призыв к действию для опроса]

Ваш ответ поможет нам улучшить наши продукты и услуги.

Большое спасибо,

[Название компании]




Шаблон опросного письма (неофициальная версия)

С другой стороны, ваш (личный) бренд может иметь более неформальный тон голоса.

В таких случаях более подходящим будет неформальный шаблон электронной почты, который больше похож на личное электронное письмо, чем на официальное деловое сообщение. Для таких случаев вы можете использовать вариант следующего шаблона:


Привет, [имя],

Как вы знаете, мы любим получать отзывы. Ведь крепкие отношения основаны на хорошем общении.

По этой причине мы будем очень рады, если вы сможете заполнить наш опрос!

Это займет всего 5 минут… Обещаю!

[Ссылка или призыв к действию для опроса]

Приветствия,

[Название компании]




Шаблон электронного сообщения об удовлетворенности клиентов (открытые вопросы)
910 900 электронная почта в связи с характером информации, которую вы получаете. Здесь вы не будете отправлять опрос, направленный на получение количественных ответов (например, выбор одного ответа из списка с несколькими вариантами ответов). Вместо этого вы зададите открытый вопрос, чтобы получить данные, которые сложнее измерить, например, насколько ваши клиенты удовлетворены (или нет) вашим бизнесом и почему.

Таким образом, вы, скорее всего, получите меньше результатов, так как вопросы более сложные и требуют много времени для ответа.


Привет, [имя],

Спасибо, что выбрали нас! Мы всегда стремимся улучшить наши [продукты/услуги].

По этой причине мы хотели бы задать вам вопрос:

Как вы думаете, что мы могли бы сделать, чтобы улучшить наши услуги?

Нажмите кнопку ответа и дайте нам знать!

С уважением,

[Название компании]




Шаблон электронной почты службы поддержки для недовольных клиентов

После получения жалобы лучше действовать быстро. Это хорошая идея, чтобы иметь готовый ответ, когда возникают такие ситуации, и отправлять его как можно скорее, чтобы избежать трений.

Создавая ответы недовольным клиентам, проявляйте сочувствие и не принимайте это на свой счет. В этом примере деловой электронной почты вы можете использовать подпись в электронной почте, например «С наилучшими пожеланиями» или «С наилучшими пожеланиями», в качестве знака уважения. Кроме того, убедитесь, что вы указали свою контактную информацию или профессиональную подпись электронной почты, которая включает ваше полное имя, адрес электронной почты и номер телефона, чтобы у клиента было несколько способов связаться и решить возникшую проблему.

Вы можете использовать следующий шаблон электронной почты службы поддержки клиентов и настроить его для конкретной жалобы.


Здравствуйте, [имя],

Мы сожалеем, что вы столкнулись с [жалобой клиента].

Наша команда уже решает [проблему клиента]. В то же время, не стесняйтесь, дайте нам знать ваши предложения по улучшению.

Мы сообщим вам в ближайшие [временные рамки].

Мы признательны за внимание.

Бест,

[Ваше имя]




Шаблон электронного письма с приглашением на собрание (бизнес)

Вы можете отправить электронное письмо с приглашением на собрание, чтобы поделиться соответствующей информацией с потенциальными участниками. Включите место, дату, время и заметки о встрече, чтобы убедиться, что все знают, где быть и когда и что им нужно сделать для подготовки (если что-нибудь).

Вы также можете добавить повестку дня встречи, чтобы увеличить шансы на более продуктивную встречу.


Привет, [имя],

Для обсуждения [цели собрания] и [других целей собрания] назначено собрание.

Жду вас в [место], в [время] [дата].

Ниже вы найдете повестку дня нашей встречи:

[Повестка дня]

Если вы не можете подтвердить свое присутствие или у вас есть какие-либо сомнения, пожалуйста, дайте мне знать.

Хорошего дня!




Шаблон благодарственного письма

Вы можете отправить благодарственное письмо практически по любому поводу. Цель этого письма — показать получателю вашу признательность за его усилия и помочь вам построить более крепкие отношения.

Привет [имя],

Я просто хотел еще раз поблагодарить вас за [действие]. Это очень помогло мне с [проблемой].

Я буду держать вас в курсе и, конечно же, дайте мне знать, если вам понадобится помощь.

С уважением,

[Ваше имя]




Шаблон электронного письма с представлением (личное)

Вводное электронное письмо — это хороший способ объяснить цель вашего письма и дать краткий обзор того, кто вы и почему вы обращаетесь. Хорошее электронное письмо должно быть персонализированным, лаконичным, прямолинейным и содержать призыв к действию или потенциальный следующий шаг.

Вы можете использовать этот шаблон ознакомительного электронного письма и настроить его так, чтобы он лучше представлял вас.


Вы можете использовать этот шаблон приветственного электронного письма и настроить его так, чтобы оно лучше представляло вас.

Привет [имя],

[имя общего друга] недавно передал мне твою визитку, когда мы обсуждали [тему].

Итак, я пишу это письмо, чтобы представиться и объяснить, почему я обращаюсь к вам.

[Коротко о себе]

[Ваше ценностное предложение]

Дайте мне знать, если вы хотите подключиться.

С уважением,

[Ваше имя]

Шаблон объявления о повышении для перевода сотрудника

Электронное письмо с объявлением о повышении сообщит вашим сотрудникам и партнерам о чьем-либо повышении или переводе. Этот шаблон деловой электронной почты поможет вам поддерживать открытую линию связи со своими сотрудниками и обеспечивать прозрачность того, что происходит в вашем бизнесе.


Приветствую команду [название компании],

Рад сообщить, что [сотрудник] переходит в [отдел] для работы в нашей команде в качестве нашей новой [должности].

За [период], в течение которого [сотрудник] работал с нами, [он/она/они] достигли [список достижений]. Некоторые из [ее/его/их] величайших достижений с нами являются [достижениями].

[Сотрудник] принял большие меры, чтобы наш [отдел сотрудника] работал безупречно, и я уверен, что большинство из вас ценит усилия [сотрудника] так же, как и мы.

Мы с нетерпением ждем начала этого нового приключения. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно этого изменения, не стесняйтесь ответить на это письмо.

С уважением,

[Ваше имя]

[Ваше звание]




Шаблон объявления о новых акциях продвижение по электронной почте. Возможно, у вас есть специальная скидка на День святого Валентина. Или у вас есть особенное предложение Черной пятницы.

В любом случае вы можете использовать этот рекламный шаблон электронной почты в качестве основы для своего объявления.


Эй, [имя],

Как вы знаете, приближается [особый день].

Мы в [название компании] решили сделать еще один шаг вперед!

Точнее, [предложение].

И помните. Это предложение не будет длиться вечно. Вы можете совершить покупку с [дата] по [дата] и использовать [код скидки] при оформлении заказа для получения дополнительного [предложения/скидки].

Желаю вам хорошего дня,

Ваши друзья в [компании]




Шаблон официального сообщения электронной почты (представление бизнеса)

Официальное представление вашего бизнеса потенциальному клиенту после того, как вы получили от них разрешение на это.

Такое электронное письмо лучше всего использовать, когда человек спрашивает о ваших услугах, будь то через прямой контакт, например сообщение LinkedIn, или заполнив форму для связи.


Привет [имя],

Спасибо за проявленный интерес к [компании и услугам]

Меня зовут [имя] и я [роль в компании].

Прежде чем мы начнем, позвольте мне кратко рассказать вам о нашей работе.

[Добавить предложение]

У нас также есть много довольных клиентов, которые готовы поручиться за нашу работу. Вы можете прочитать их отзывы здесь: [Добавить ссылку]

Если вы заинтересованы, не стесняйтесь запланировать телефонный звонок со мной для дальнейшего обсуждения ваших проблем: [Ссылка на встречи].

Я с нетерпением жду встречи с вами,

[Ваше имя]




Шаблон электронного письма с запросом на работу

Электронное письмо с запросом на работу обычно отправляется, чтобы найти вакансию, которая еще не указана в списке. Это поможет вам попасть в поле зрения компании, в которой вы хотите работать.

Шаблоны деловых электронных писем с запросами на работу обычно длиннее, чем средние короткие и конкретные электронные письма.


Здравствуйте, [имя],

Вы меня не знаете, но я очень хорошо знаю вашу компанию. На самом деле, ваша компания была целью моей карьеры с тех пор, как я учился в старшей школе.

Я знаю, что вам нравится работать с лучшими из лучших, когда речь идет о [конкретных требованиях к должности]. Я также уверен, что, когда вы найдете такого человека, вам захочется, по крайней мере, поговорить о будущих возможностях.

Меня зовут [ваше имя], и я самый одержимый [должность, напр. разработчик программного обеспечения] в [стране]. Мои [специфические требования к навыкам, например. способность решать проблемы] способности [добавьте шутливое замечание, например, возможно, не принесло мне большой популярности в старшей школе, но помогло мне достичь A, B, C].

Я свяжусь с вами, чтобы узнать, есть ли у вас в настоящее время какие-либо вакансии в [отделе интересов]. Я уверен, что, работая вместе, я смогу помочь вашей компании достичь [укажите конкретные цели, которые вы намерены помочь компании выполнить].

У меня есть опыт работы в [вашей области знаний], я закончил со степенью в [степень]. В прошлом [период времени] я работал на [должность] в [предыдущей компании по трудоустройству] на [должность]. У меня есть опыт в [должностных обязанностях].

Сообщите мне, когда вы будете доступны для звонка.

С уважением,

[Имя]




Шаблон электронного письма сопроводительного письма

Вот наше полное руководство по написанию сопроводительного письма для должности продавца.

Короче говоря, после того, как вы найдете желаемую должность, рекомендуется подать заявку, отправив сопроводительное письмо, так как это увеличит ваши шансы попасть на собеседование.

Большинство работодателей рассматривают ваше сопроводительное письмо как знакомство с вашей личностью и вашими способностями. Сделайте все возможное, чтобы персонализировать приветствие, а не посылать общее «Кому это может быть важно». Таким образом, вы добавляете штрих персонализации и привлекаете внимание читателей, что может быть причиной того, что они продолжают читать ваше приложение.

Вы можете использовать следующий шаблон профессионального сопроводительного письма и настроить его в соответствии со своими потребностями.


Уважаемый [имя],

Когда я увидел, что вы ищете [должность], я обрадовался. Я давно слежу за успехом вашей компании [их опытом].

Я хочу выразить свою заинтересованность в сотрудничестве с вашей командой. Я уверен, что мой опыт в [соответствующем опыте] делает меня подходящим кандидатом на эту должность.

На моей предыдущей должности [название должности] в [компании] я [объясняю ваши предыдущие должностные обязанности]. Некоторые из моих самых сильных сторон [перечислите ваши качества], и я очень хочу применить это, чтобы помочь вам с [деловыми потребностями].

К моему резюме прилагается более подробная информация о моей квалификации. Спасибо, что нашли время, чтобы прочитать мою заявку.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

[Ваше имя]




Шаблон профессионального рекомендательного письма

Рекомендательное письмо используется для подтверждения навыков человека. Обычно это необходимо, чтобы получить желанную работу или подать заявку на академический курс. В основном они написаны предыдущими работодателями или академическими преподавателями, в зависимости от вашей ситуации.

В этом письме представлен честный обзор навыков, умений и знаний. Вы можете использовать следующий профессиональный справочный шаблон электронной почты и настроить его в соответствии со своими потребностями.


Уважаемый [имя],

Я пишу, чтобы порекомендовать [рекомендованного человека]. [он/она] работал/учился с нами здесь, в [название организации] в качестве [должность] в течение [периода времени].

Я [ваша должность] в [название организации] и [рекомендуемое лицо] работало со мной над [проектами].

В течение [его/ее] пребывания здесь [он/она] доказал, что обладает [навыками/знаниями/способностями] . Я всегда ценил [качества] среди моей [команды/студентов], и [рекомендуемый человек] никогда не отказывался от этого.

Я уверен, что вам будет легко работать с [рекомендованным лицом].

Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.

С уважением,

[Ваше имя]




(После интервью) Шаблон благодарственного письма

Отправьте благодарственное письмо после интервью, чтобы выразить свою признательность за их время. Это может повысить ваши шансы на получение работы.

Уважаемый [имя],

Спасибо, что нашли время встретиться со мной сегодня. Я нашел наш разговор очень интересным.

Мне было приятно узнать об этой возможности, и я уверен, что мои навыки и опыт позволят мне добиться успеха на [должности] в вашей компании.