Макет письма: Как сделать макет письма для email-рассылки

Как сделать макет письма для email-рассылки

Разбираемся, как правильно расположить баннер, карточки товаров и другие элементы, чтобы сделать макет письма для рассылки по электронной почте.

Из чего состоит письмо

Содержимое электронного письма подчинено определенной логике: сначала идет прехедер, потом шапка, тело и подвал.

Логика email-письма

Эту структуру письма можно использовать как образец. Дальше в статье мы рассмотрим каждый элемент и его составляющие. Но перед тем, как составлять макет рассылки, нужно разобраться:

• Кто будет получать письмо. Например, клиенты банка
• Зачем отправляем письмо. Например, для оформления заявок на открытие счета в банке

Выбранная аудитория и сформированная цель сообщения – это фундамент макета email-рассылки, от которого будет зависеть внутренняя логика и оффер письма. Об этом мы рассказывали в статье про то, как сделать сделать рассылку по email с нуля.

В email-рассылке важно помнить про размеры макета – лучше сделать ширину письма в 600 пикселей, тогда письмо в почтовом ящике будет нормально отображаться.

Как правильно сделать прехедер

Прехедер – это текстовое уточнение темы письма, которое попадает в превью.

Например, вот письмо блога про инвестиции с анонсом новой статьи. В прехедере написано: «Истории провалов инвесторов» – этот текст пойдет в превью и отобразится первым после темы.

Где находится прехедер

Зачем нужен прехедер: с ним можно дополнить тему, чтобы повысить открываемость письма.

Прописанный прехедер помогает раскрыть тему письма: получатель лучше поймет содержимое до его открытия

Как сделать прехедер в макете рассылки: прописывайте в прехедере текст в зависимости от темы письма. Например, тема рекламной рассылки «Запускаем продажу новых наушников». В прехедере можно указать:

• Скидка 25 % для самых быстрых
• Не боятся воды и влаги
• Активное шумоподавление
• Красный, черный, белый цвета

Примеры хороших превью у Яндекс.Музыки, Яндекс. Плюса и М.Видео

Если прехедер выглядит некрасиво, то его можно спрятать так, чтобы он не отображался в почтовом ящике получателя:

• Если верстаете макет email-письма в редакторе – окрасьте текст прехедера в цвет фона
• Если верстаете макет email-письма в HTML – используйте CSS-команду «display:none». На всякий случай можно дополнить команду: указать размер прехедера в один пиксель и использовать в шрифте цвет фона

Как правильно сделать шапку письма

Шапка письма – это место для размещения логотипа, заголовка, меню и другой дополнительной информации. Шапку письма еще называют «хедером».

Где находится шапка письма

Зачем нужна шапка: она помогает идентифицировать письмо, его тему и поставить ссылку на сайт компании.

Как использовать шапку в макете email-рассылки: можно использовать для разграничения ссылок. Например, шапка выступает логотипом компании и ссылка ведет на главную страницу сайта.

У Premier в шапке используется логотип сервиса и ссылка ведет на сайт, а вот следующий баннер – уже на сам сериал

Шапка пригодится для визуализации основного оффера.

В письмах Домклик шапка – это объединенный общий баннер с иллюстрацией, заголовком и названием компании

В шапке можно разместить меню меню или показать персональные данные клиента  отображения персональных данных клиента – актуально для магазинов и маркетплейсов. В шапке могут быть ссылки на разделы сайта, личный кабинет клиента и количество бонусных баллов.

В рассылках Спортмастера подгружается количество баллов из личного кабинета клиента, а кнопки профиля и меню ведут на сам сайт

Больше примеров и особенностей этой части письма мы разобрали в отдельной статье, которая поможет вам правильно оформлять шапку.

Как правильно наполнить письмо

После прехедера и шапки идет «тело письма». Это основная часть email-рассылки, в которой содержится оффер, подборка товаров или полезная информация.

Баннер: как выбрать и расположить

Баннер может занимать все тело письма, но чаще – только его часть. В письме бывает один или сразу несколько баннеров. Часто баннеры делают яркими, красивыми и эффектными.

Зачем нужен: для привлечения внимания, создания тональности сообщения и призыва к действию. К баннеру обычно прикреплена ссылка, которая ведет на страницу предложения или сайт компании.

Как использовать в макете email-рассылки: зависит от формата письма. Для рекламной рассылки в баннер выносят главную мысль, слоган, цепляющие слова, оффер, размер скидки, условия спецпредложения. В баннере можно использовать яркие иллюстрации, которые привлекают внимание.

В рассылке LiveDune баннер построен по принципу AIDA

Если при оформлении макета основная ставка делается на визуал и привлечение внимания, то текст и подробности предложения можно расположить ниже.

В рекламной рассылке Burger King баннер кратко сообщает оффер, а далее в тексте раскрывает предложение

В письме может быть несколько баннеров. Действует правило: один баннер – один оффер – одно действие.

Рассылки Lamoda часто состоят из одних баннеров, которые выделяют цветом, размером и разными предложениями

В информационной рассылке по баннеру можно понять содержание сообщения до его чтения.

В рассылке Сбербанка персонажи на обложке транслируют положительные эмоции

В баннере может быть не только картинка, но и заголовок. Он будет интриговать, раскрывать тему или служить подводкой.

В рассылке SMMplanner иллюстрация на баннере показывает пример отчета, а текст в заголовке сообщает выгоду

Разные оформления баннеров позволяют создавать рубрики рассылок или визуально объединять письма для спецпроектов. Когда люди открывают письмо и видят непривычное оформление, то это задает особое настроение и тон рассылке.

Новогодняя рассылка от МИФа отличается от еженедельной новостной подборки

Текст: как работает в письме и на что обратить внимание

Текст – это основная информация, которая идет после баннера.

Зачем нужен: если мы говорим про рекламную рассылку, то здесь дополнительно раскрывается оффер и работает с возможными возражениями. В информационной рассылке текст – основной элемент письма.

Как использовать в макете email-рассылки: четких правил нет, но есть рекомендации, которые помогут сделать текст лучше и понятней.

Пишите про людей, а не про компанию. Текст хорошо срабатывает, когда решает проблемы аудитории или предлагает решение. Мало кому интересны новости компании формата «мы лучшие на рынке». Что от этого меняется в жизни клиента? Если ничего – значит сообщение пройдет мимо. Такую новость лучше использовать в качестве подводки: «Мы лучшие на рынке и все благодаря вам. Вот, что вы покупали в этом году».

Неплохой прием ― рассказать новости в формате итогов года, но непонятно, зачем читателю отправлять ответное письмо: на него ответят, опубликуют где-то или вообще проигнорируют?

Также избегайте воды и штампов. Вместо:

• «Лидеры рынка» – «Лидеры рынка в 2021 году по версии Форбс»
• «Лучший продукт» – «По исследованию компании N наш товар выбирают чаще, чем товары конкурента»
• «Качественные материалы» – «Используем итальянскую кожу, а у мастеров подтвержденные профессиональные сертификаты»

Структурируйте текст – разбивайте его на абзацы, делайте подзаголовки, выделяйте цитаты. Рекомендуем делать текст в одну или максимум две колонки, потому что так верстка не поплывет на разных устройствах и грамотно перестроится на мобильную и обратно.

Вот как можно использовать одну или две колонки в зависимости от содержания письма.

Одностолбцовая система в рассылке Яндекс.Практикума

Две колонки подойдут для дайджеста, рекламной рассылки или подборки – так человек зацепил больше предложений взглядом и чем-то заинтересуется.

Двухстолбцовая верстка в рассылке Burger King

Подробнее про текст в рассылках ― в статье, как за 17 шагов сделать качественный текст.

Иллюстрации и фон рассылки: на что обратить внимание

Чтобы оформить макет письма, нужно помнить про визуал рассылки – это не только картинки для товаров или иллюстрации для текста, но и фоновый цвет, подложки и графические элементы. У нас есть большая статья на эту тему – «Подбираем картинки для письма и оформляем email-рассылку с помощью изображений».

Зачем нужны: не только для визуального оформления рассылки, но и для выделения смыслов и создания тональности письма.

Как использовать в макете письма для рассылки: здесь потребуется помощь дизайнера, но вы можете использовать готовые красивые иллюстрации из сервисов-конструкторов (например, Canva) или брать фотографии с фотостока (например, Unsplash).

В блочном редакторе писем в Sendsay есть бесплатный конструктор, в котором можно цвет фона и добавить места для загрузки картинок

Далее – несколько подходов к оформлению в качестве примеров:

• Графика позволяет дополнительно разделить смысловые блоки письма

В письме YouDo используют не только эмодзи, но и уникальные иллюстрации для каждого смыслового блока

• С помощью фона и цвета можно создать в письме настроение. А еще, это выглядит красиво и стильно

Новогодняя рассылка от Kari оформлена в классических рождественских цветах: красный и белый

• Графика позволяет заменить текст там, где он не нужен или дополнить его

В рассылке Honor разделы товаров обозначены иконками и вместо текстовых ссылок получились крупные кнопки

Карточки товаров: как расположить и привлечь внимание

Если вы создаете макет электронного письма для магазина, то ваши рекламные рассылки могут содержать готовые карточки товаров.

Покупку можно совершить как прямо внутри письма (используется AMP-технология), так и при переходе по ссылке на сайт.

Карточка обычно устроена так: изображение + текстовое описание + цена. Карточки могут быть как в один, так и несколько столбцов.

Зачем нужны: предоставить клиенту в письме предложение товаров, которые можно купить прямо сейчас. Используется для реакционных, рекламных и триггерных рассылок.

Как использовать в макете email-рассылки: карточки товаров располагаются в теле письма, их можно отделять тематически. Например, первая линия – скидки на кроссовки, вторая линия – новое поступление, третья – товары для ухода за обувью.

В редакторе Sendsay есть бесплатный конструктор шаблонов под каталоги товаров или письма в стиле «брошенная корзина».

Готовые шаблоны макетов для верстки

В карточке главное – фотография товара, цена и кнопка для покупки. Подобрали удачные примеры карточек товаров:

• Карточки товаров в ряд – когда товара много и при его выборе клиент опирается на визуал

Карточки товаров Lamoda расположены таблицей

• Карточки товаров столбцом – когда товара немного, а визуал не играет особой роли

В рассылке МИФа карточки товаров сопровождает большой блок текста

Ссылки: как правильно добавлять в текст и баннеры

Чтобы создать макет письма, не стоит забывать про ссылки.

В письме ссылка может быть указана прямо в тексте, на картинке, шапке или кнопке.

Зачем нужна ссылка: для формирования заявок и переходов на сайт. С помощью ссылок можно понять при анализе, на какие элементы чаще кликают и в будущем доработать письмо. Для отслеживания статистики переходов лучше добавить UTM-метку – это можно сделать с помощью бесплатного сервиса от Tilda.

Как использовать в макете email-рассылки: ссылки можно ставить на любый элемент письма, но соблюдайте логику. Если на баннере указана скидка, то при переходе по ссылке человек должен попасть на специальную страницу с акционным товаров, а не на главную страницу сайта.

Примеры, как еще используют ссылки:

• Для увеличения кликабельности и переходов на сайт – любой элемент в письме ведет на товар

При клике по любому месту в рассылках Альпины вы попадаете на сайт с предложением

• Для разграничения переходов на сайт. Каждая ссылка ведет на свою страницу сайта. Подойдет для дайджестов и подборок

В рассылках статей от Т—Ж используются не заголовки, а не предложения, которые кратко сообщают основную мысль материала.

Кнопки: как расположить и что написать

Кнопки обычно ведут на сайт компании или в приложение. Их можно оформить картинкой со ссылкой или с помощью HTML-кода.

Зачем нужны кнопки: они помогают привлечь внимание читателя и призывают совершить действие.

Как использовать в макете email-рассылки: как и в случае со ссылкой хорошо работают кнопки, которые читаются без контекста или наоборот, дополняют его.

Вот, например, рассылка от Сбербанка, где кнопки подписаны словом «узнать». Чтобы понять, куда ведет ссылка, придется прочитать текст над кнопкой.

Типовые кнопки делают письмо слишком шаблонным

Это можно исправить, сделав кнопки самостоятельными по смыслу.

Кнопки становятся больше, но если вокруг текста немного, то они не будет выглядеть тяжело

Другой вариант – добавить новый смысловой контекст, который пересекается с темой. Например, пойти от вопросов которые волнуют читателей.

Такой текст более эмпатичен, но может не совпадать с тональностью бренда

Иногда кнопки позволяют пробить «баннерную слепоту». Хороший пример – рассылка Т—Ж.

Куда ведет кнопка – не понятно, но короткий текст выше поможет разобраться

Что разместить  в подвале

Подвал письма еще называют футером. Это обязательный элемент, где по закону «О рекламе» нужно указать ссылку на отписку. В Sendsay ссылка  для отписки формируется автоматически. Кроме того, в подвал обычно добавляют юридическую и контактную информацию: телефон, сайт, соцсети, адрес.

Зачем нужен: для соблюдения закона «О рекламе» и справочной информации.

Как использовать в рассылке:

• Оставить в подвале ссылки на приложения, соцсети, службу поддержки и другие дополнительные опции

В рассылке Premier добавлены все дополнительные ссылки: приложения, соцсети, служба поддержки и полная веб-версия письма

• Разместить меню со ссылками на сайт, чтобы не нагружать шапку

У Burger King подвал письма короткий и содержит логотип, форму обратной связи, ссылки на соцсети и меню

• Разместить юридическую информацию – часто это касается банковского, медицинского, табачного, алкогольного и финансового сектора бизнеса

Рассылка с предложением банковской карты Тинькофф снабжена большим блоком информации об условиях обслуживания

Чек-лист разработки макета

Чтобы ничего не забыть при составлении макета:

• Определена целевая аудитория рассылки и желаемое действие
• Ширина макета – 600 пикселей
• Прехедер дополняет тему письма
• В шапке расположен логотип, заголовок, иллюстрация или меню сайта
• Баннер привлекает внимание и призывает совершить действие
• Текст понятен, разбит на абзацы, его можно считать глазами
• Иллюстрации дополняют повествование или задают тон сообщению
• Карточки товаров оформлены в ряд или по порядку
• Ссылки оформлены гипертекстом или добавлены на картинки, баннеры, логотипы
• Кнопки призывают совершить действие или дополняют контекст
• В подвале письма стоит ссылка на отписку от рассылки и есть контактная информация.

Над статьёй работали:

Присоединяйтесь к нам в соцсетях

20 правил подготовки макета email к вёрстке

Советы

Как правильно подготовить письмо к вёрстке

почему так сложно

В дизайне электронных писем не разгуляешься: ширина макета ограничена, видео вставить нельзя, да и скрипты тут не работают. Эти ограничения связаны с особенностями верстки — рассылки до сих пор делают на основе таблиц, а многие свойства HTML и CSS не работают.

Задача дизайнера — собрать макет, который реально сверстать и адаптировать под мобильные устройства. Мы подготовили список требований, который нужно учесть перед тем, как отдавать письмо верстальщику.

Общие требования к макету

Структура письма

Шрифты

Адаптация под мобильные

Изображения

Анимация

Градиенты

Общие требования к макету

1. Макет должен сохранить все задумки дизайнера: слои, растровую графику, прозрачные и полупрозрачные элементы. Всё это доступно в формате PSD. Он сохранит все фишки макета и сожмет изображения без потери качества. Создать PSD файл можно в Adobe Photoshop. Также создать дизайн можно в онлайн-сервисах для командной работы, например в Figma.

2. Многие почтовые приложения ограничивают ширину письма. Если это значение превышает 600 px, то у пользователей появится горизонтальная полоса прокрутки. На фон по сторонам от письма почтовые приложения ограничений не накладывают — он может быть любого цвета и размера. Учтите, что на некоторых платформах его видно не будет (например, в Gmail для Android).

3. Нестандартные шрифты нужно присылать отдельным файлом. Чтобы они корректно отображались на всех устройствах, их лучше изначально делать в виде изображения.

4. Текстовое наполнение тоже присылают в Word или Google Doc. Это нужно, чтобы точно передать его форматирование и типографику в письме.

Структура письма

5. При создании макета лучше использовать модульную сетку в 2-4 столбца. Такая структура не перегружает страницу и подходит для адаптации письма под мобильные устройства.

6. Разработайте типовые шаблоны для каждого вида писем: триггерных, реактивационных, welcome. Это сэкономит время на подготовку новых макетов и позволит придерживаться одного стиля в рассылке.

Шрифты

7. Используйте общепринятые шрифты для текста в рассылке. Если у пользователя нет декоративного шрифта, который вы вставили в письмо, то браузер автоматически заменит его на стандартный (чаще всего это Arial). Текст отобразится неправильно, из-за чего может съехать вёрстка.

Список «безопасных» шрифтов:

8. Не делайте текст меньше 12-13 px. Для более мелкого шрифта придется напрягать зрение и использовать увеличение.

9. Если без декоративного шрифта не обойтись, то сделайте его картинкой. Этот прием подойдет для заголовков и подзаголовков, но не для целых абзацев текста: некоторые пользователи смотрят почту без картинок. Если все декоративные шрифты загнать в иллюстрации, то они откроют пустое письмо.

10. Если в качестве заголовка используете декоративный шрифт (изображение), то убедитесь, что он будет хорошо смотреться при адаптации на мобильные устройства. Наложите на него модульную сетку и посмотрите, получится ли его безболезненно разрезать:

Первый заголовок не доходит до нового блока — его не нужно переносить. У второго пересечение модульной сетки приходятся на пробел — изображение можно разрезать в этом месте. В третьем случае модульная сетка проходит через центр слова — картинку не получится разделить.

Адаптация под мобильные

11. Для адаптации рассылки под мобильные устройства нужно сдавать два макета разной ширины: 600px и 320px.

12. Основной подход к адаптации — «резиновая» верстка. Ее суть состоит в том, что при уменьшении ширины экрана несколько горизонтальных блоков перепрыгивают друг под друга. Вот как это работает: блоки текста справа перестраиваются под изображения при уменьшении области экрана.

Также для адаптации используют масштабирование и отсечение изображений:

13. Два модуля не должны накладываться друг на друга. Если это хорошо смотрится в ПК-версии, то с адаптацией под мобильные могут возникнуть проблемы.

Лучше опустить изображение, чтобы оно не вступило в конфликт:

14. Если у блока фигурная рамка и его нужно распилить для адаптации под мобильные, проследите, чтобы шов не был заметен:

Изображения

15. Изначальное разрешение изображения должно быть в два раза больше области, которое оно занимает в письме. Например, если вам нужен объект 150х150 пикселей, то в его основе должно быть изображение с разрешением 300х300 или больше.

16. Письмо не должно состоять только из картинок. Даже если их получится адаптировать под мобильные, то в дело вступят спам-фильтры почтовых служб и заблокируют рассылку.

17. Все самое важное лучше давать в виде текста, а не изображения. По данным Litmus, у 43% пользователей отображение картинок отключено. Поэтому, если хотите достучаться до всей аудитории, то главные мысли выражайте текстом.

Анимация

18. Не используйте JavaScript и CSS-анимацию — почтовые приложения их не отображают. Если нужна динамика, лучше добавить GIF. Но с этим разрешением тоже есть проблема — Outlook показывает только первый кадр анимации. Убедитесь, что он отражает суть иллюстрации.

Градиенты

19. Используйте вертикальные или горизонтальные градиенты. Если сделать цветовой переход из угла в угол, то при адаптации на мобильные устройства его придется разрезать. Блоки перестроятся друг под друга, и эффект градиента исказится.

20. Не делайте резких градиентных переходов — от черного к белому или от красного к синему. При перестроении страницы под мобильный эта особенность может ухудшить читаемость текста.

Обновлено 22 июля 2020

Другие материалы по теме

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.

Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальности

Наш юрист будет ругаться, если вы не примете 🙁

Как запустить email-маркетинг с нуля?

В бесплатном курсе «Rock-email» мы за 15 писем расскажем, как настроить email-маркетинг в компании. В конце каждого письма даем отбитые татуировки об email ⚡️

*Вместе с курсом вы будете получать рассылку блога Unisender

Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальности

Наш юрист будет ругаться, если вы не примете 🙁

Базовое деловое письмо — Purdue OWL®

Медиа-файл: Написание основного делового письма

Этот ресурс дополнен файлом Acrobat PDF. Загрузите бесплатную программу Acrobat Reader

.

Части делового письма

Этот ресурс организован в порядке написания делового письма, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.

Адрес отправителя

Адрес отправителя обычно указывается на бланке. Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку выше даты. Не пишите имя или должность отправителя, так как они указаны в конце письма. Укажите только адрес, город и почтовый индекс.

Дата

Строка даты используется для указания даты написания письма. Однако, если ваше письмо было завершено в течение нескольких дней, используйте дату его завершения в строке даты. При написании писем компаниям в США используйте американский формат даты. (Соглашение о форматировании даты, принятое в США, ставит месяц перед днем. Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год в двух дюймах от верхней части страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, либо выровняйте дату по левому краю, либо вставьте табуляцию в центральную точку и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя на фирменном бланке, а не по левому краю.

Внутренний адрес

Внутренний адрес — это адрес получателя. Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете. Если у вас нет имени человека, проведите исследование, позвонив в компанию или поговорив с ее сотрудниками. Включите личный титул, такой как «мисс», «миссис», «мистер» или «доктор». Следуйте предпочтениям женщины в обращении «мисс», «миссис» или «мисс». Если вы не уверены в предпочтениях женщины при обращении, используйте «мисс». Если есть вероятность, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет какой-либо другой титул, используйте этот титул. Обычно люди не возражают против того, чтобы к ним обращались с более высоким титулом, чем они есть на самом деле. Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует оставить по ширине, независимо от того, какой формат вы используете.

Приветствие

Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личное звание. Если вы знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, допустимо использовать только имя в приветствии (например: Дорогая Люси:). Однако во всех других случаях используйте личное звание и фамилию/фамилию, после которых следует двоеточие. Оставьте одну строку пустой после приветствия.

Если вы не знаете пол читателя, используйте приветствие, не связанное с сексом, например, название его должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в поле Криса.

Кузов

Для блочных и модифицированных блочных форматов одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма. Оставьте пустую строку между каждым абзацем. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце подумайте о дружеском начале, а затем о главном. Следующий абзац должен начинаться с обоснования важности основного момента. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование с помощью справочной информации и вспомогательных деталей. В заключительном абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, запросить какие-либо действия.

Закрытие

Закрытие начинается с той же точки по вертикали, что и ваша дата, и через одну строку после последнего абзаца основного текста. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: Спасибо) и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если двоеточие следует за приветствием, запятая должна следовать за закрытием; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.

Корпуса

Если вы приложили к письму какие-либо документы, например, резюме, вы указываете это, просто набрав Корпуса ниже закрытия. Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы включаете в конверт. Например, если вы включили много документов и должны убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.

Инициалы машинистки

Инициалы машинистки используются для обозначения лица, напечатавшего письмо. Если вы печатали письмо самостоятельно, не вводите инициалы машинистки.

Примечание о формате и шрифте

Формат блока

При написании деловых писем необходимо уделять особое внимание формату и используемому шрифту. Наиболее распространенный макет делового письма известен как блочный формат. При использовании этого формата вся буква выравнивается по левому краю с одинарным интервалом, за исключением двойного интервала между абзацами.

Модифицированный блок

Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе тело письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и через один интервал. Однако для даты и закрытия переместите табуляцию в центральную точку и начните печатать.

Полублок

Последний и наименее используемый стиль — полублок. Он очень похож на модифицированный блочный стиль, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату своего профессионального общения. В то время как примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма, возможно, должен быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как фирменные бланки и шаблоны. Наши примеры являются лишь ориентирами.

Если на вашем компьютере установлен пакет Microsoft Office 2000, можно использовать мастер писем, чтобы упростить форматирование деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранном формате. Мастер письма следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые знания о том, как написать деловое письмо. Его шаблоны применимы не во всех условиях. Поэтому вам следует обратиться к справочнику по деловому письму, если у вас есть какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности Мастера писем.

Шрифт

Еще одним важным фактором читабельности письма является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. При выборе шрифта всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman. Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас немного больше свободы при выборе шрифтов.

Пунктуация

Знаки препинания после приветствия и закрытия — используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не ставьте запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. Для этого стиля исключаются знаки препинания после приветствия и закрытия.

Примеры формата делового письма. – Центр письма – UW–Madison

В этом разделе вы найдете множество учебных материалов, которые мы разработали для обучения в нашем Центре письма.

Однако для этих материалов существуют ограничения. Задания различаются, и разные преподаватели хотят разных вещей от студентов-писателей. Таким образом, совет здесь может или не может относиться к вашей письменной ситуации.

Наконец, раздаточные материалы могут дать лишь часть индивидуального руководства, которое может дать индивидуальная конференция с инструктором центра письма. Если у вас есть вопросы по поводу информации, содержащейся в наших раздаточных материалах, запишитесь на прием к инструктору Центра письма.

Форма блока

5 Хилл -стрит
Мэдисон, Висконсин 53700

15 марта 2005 г.

г -жа Хелен Джонс
Президент
Джонс, Джонс и Джонс
123 Международный Лейн
Бостон, Массачусетс 01234

: дорогой hones.

Ах, формат делового письма — есть блочные форматы, форматы с отступом и модифицированные блочные форматы. . . и кто знает какие другие. Чтобы упростить ситуацию, на этой странице мы демонстрируем блочный формат, один из двух наиболее распространенных форматов. Для авторитетных советов обо всех вариантах мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9изд. (Нью-Йорк: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для общения на рабочем месте. Кажется, нет единого мнения по таким тонким вопросам, как пропускать ли строку после обратного адреса и перед датой: некоторые рекомендации предполагают, что вы это делаете; другие нет. Будем надеяться, что ваше деловое письмо будет успешным независимо от того, какой выбор вы сделаете!

Когда вы используете блочную форму для написания делового письма, вся информация печатается по левому краю с однодюймовыми полями по периметру. Сначала укажите свой собственный адрес, затем пропустите строку и укажите дату, затем пропустите еще одну строку и укажите внутренний адрес стороны, которой адресовано письмо. Если вы используете фирменный бланк, на котором уже указан ваш адрес, не вводите эту информацию повторно; просто начните с даты. В официальных письмах по возможности избегайте сокращений.

Пропустить еще одну строку перед приветствием, за которым должно следовать двоеточие. Затем напишите текст письма, как показано здесь, без отступов в начале абзаца. Пропускайте строки между абзацами.

После написания тела письма введите закрытие, поставьте запятую, оставьте 3 пустые строки, затем введите свое имя и должность (если применимо), все слева направо. Подпишите письмо в пустом месте над вашим именем. Разве это не выглядит профессионально?

искренне,

John Doe
Административный помощник

СДЕРЖКА. Бостон, Массачусетс 01234

Уважаемая мисс Джонс:

Ах, формат делового письма — есть блочные форматы,
форматы с отступом и модифицированные блочные форматы. . . и кто
знает, что другие. Чтобы упростить ситуацию, на этой странице мы демонстрируем формат
с отступом, один из двух наиболее распространенных форматов
. Для авторитетных рекомендаций по всем вариантам
мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9th ed.