Как красиво оформить список: 11 правил оформления списков и перечней

11 правил оформления списков и перечней

• Типографика
• 4 мин на чтение
• 339547

11 простых правил, которые помогут вам научиться создавать правильные и удобочитаемые списки где бы то ни было: в презентацих, отчетах, документах или на сайтах.

---

При составлении документов мы часто сталкиваемся со всевозможными перечнями. Бывают простые и многоуровневые списки. Как их оформлять? В каких случаях использовать нумерацию, буквы и тире? Когда в конце каждого элемента списка уместной будет точка, а когда нужна запятая или точка с запятой?

При составлении документов мы часто сталкиваемся со всевозможными перечнями. При этом правил их оформления существует великое множество. Попробуем разобраться в них.

Обозначение элементов списка

Предваряющее перечень предложение и элементы последующего списка (перечисляются после двоеточия) могут писаться в виде единой строки. Но в длинных и сложных списках гораздо удобнее располагать каждый элемент с новой строки. И тут у вас есть выбор: вы можете ограничиться использованием абзацного отступа (Пример 1) или же заменить его на цифру, букву или тире (Пример 2).

Пример 1

Пример 2

Перечни бывают:

• простые, т.е. состоящие из одного уровня членения текста (см. Примеры 1 и 2) и

• составные, включающие 2 и более уровней (см. Пример 3).

От глубины членения зависит выбор символов, которые будут предварять каждый элемент списка. При оформлении простых перечней можно использовать строчные («маленькие») буквы, арабские цифры или тире.

Гораздо сложнее обстоит дело с составными перечнями. Для большей наглядности сочетания различных символов в списках приведем пример оформления 4-уровневого перечня:

Пример 3

Из данного примера видно, что система нумерации рубрик выглядит следующим образом: заголовок первого уровня оформлен при помощи римской цифры, заголовки второго уровня – при помощи арабских цифр без скобок, заголовки третьего уровня – при помощи арабских цифр со скобками и, наконец, заголовки четвертого уровня оформлены с применением строчных букв со скобками. Если бы данный перечень предполагал еще один, пятый уровень, то его мы оформили бы при помощи тире.

Система нумерации частей составного перечня может состоять только из арабских цифр с точками.Тогда структура построения номера каждого элемента списка отражает его подчиненность по отношению к расположенным выше элементам (происходит наращивание цифровых показателей):

Пример 4

Если в конце списка стоит «и др. », «и т.д.» или «и т.п.», то такой текст не располагают на отдельной строке, а оставляют в конце предыдущего элемента списка (см. Примеры 3 и 4).

Пунктуационное оформление перечней

В Примере 3 хорошо видно, что заголовки первого и второго уровней начинаются с заглавных букв,а заголовки последующих уровней – со строчных. Это происходит потому, что после римских и арабских (без скобок) цифр по правилам русского языка ставится точка, а после точки, как все мы помним с начальной школы, начинается новое предложение, которое пишется с заглавной буквы. После арабских цифр со скобками и строчных букв со скобками точки не ставится, поэтому последующий текст начинается с маленькой буквы. Последнее положение, кстати, относится и к тире, поскольку трудно представить себе сочетание тире с точкой после него.

Обратите внимание на знаки препинания в конце заголовков перечня, а также в конце слов и словосочетаний в его составе.
Если заголовок предполагает последующее членение текста, то в конце него ставится двоеточие, если же последующего членения не будет, ставится точка.

Пример 5

Если части перечня состоят из простых словосочетаний или одного слова, они отделяются друг от друга запятыми (см. Пример 5). Если же части перечня усложнены (внутри них есть запятые), их лучше отделять точкой с запятой (см. Пример 6).

Пример 6

Наконец, если части перечня представляют собой отдельные ­предложения, они друг от друга отделяются точкой:

Пример 7

Иногда перечень оформляется таким образом, что его предваряет целое предложение (или несколько предложений). В этом случае в перечне используются лишь так называемые «низшие» уровни членения (строчные буквы со скобкой или тире), а точки в конце каждой части перечня не ставятся, т.

к. в данном случае перечень представляет собой единое предложение:

Пример 8

Бывает, что в какие-либо части перечня, представляющие собой словосочетания, включается самостоятельное предложение, начинающееся с заглавной буквы. Независимо от того, что в конце предложения по правилам русского языка должна ставиться точка, каждый элемент списка будет отделяться от следующего точкой с запятой:

Пример 9

Согласованность элементов списка

При составлении перечней следует обязательно обращать внимание на то, чтобы начальные слова каждого элемента списка были согласованы между собой в роде, числе и падеже. В Примере 10 мы привели вариант неправильного оформления: последний элемент списка употреблен в ином падеже по сравнению с остальными. Подобные ошибки обычно встречаются в длинных перечнях с большим количеством элементов.

Пример 10

Также все элементы списка должны быть обязательно согласованы в роде, числе и падеже со словами (или словом) в предваряющем перечень предложении, после которого стоит двоеточие. Давайте вновь рассмотрим пример неправильного составления перечня, чтобы проанализировать ошибки.

Пример 11

Данный перечень может показаться безукоризненным, если бы не одно «но». Слово «соблюдение» требует после себя слов в родительном падеже, которые бы отвечали на вопросы «кого? чего?». Поэтому каждая рубрика должна начинаться так:

Итак, мы привели основные правила построения и оформления ­перечней, которые помогут сделать ваши документы еще более грамотными.

• #список
• #статья
• #типографика

• 36

7 советов по оформлению маркированных списков

Порой наилучшим способом представления информации на сайте является маркированный список. Такой список неплохо привлекает внимание, удобен для восприятия посетителями, лаконичен и раскрывает взаимосвязь элементов.

Надо понимать, что интернет не подходит для длинных, описательных форм контента. Пользователи предпочитают материал, удобный для сканирования (беглого прочтения), который позволяет легко пропускать большие куски текста и быстрее определять интересные области.

Много различных методов веб-форматирования улучшают восприятие контента. Вы можете выделить текст жирным шрифтом, использовать отступы и цвета, менять межстрочный интервал, создавать маркированные списки (bulleted lists) — все эти техники хороши для эффективного восприятия контента.

Несколько крошечных точек притягивают взгляд и делают сложные тезисы понятными. Читатели воспринимают буллеты в качестве меток лаконичных, но очень важных крупиц информации. Неудивительно, что при проведении исследований юзабилити становится очевидным, как сильно читатели тяготеют к маркированным спискам, ведь они помогают усваивать контент как можно быстрее.

Сравните два разных варианта контента. Вы, вероятно, заметите, что информация, представленная во втором варианте, воспринимается легче. Все потому, что предложения представлены вертикальным списком, каждое из них занимает одну строку. Напротив, в варианте 1 читатели вынуждены искать их в менее структурированном параграфе текста.

Вариант 1

В наш пакет SPA-услуг входят две ночи проживания, две 50-минутные SPA-процедуры на ваш выбор, завтрак в номере на двоих и подарочная корзина по прибытию.

Вариант 2

В наш пакет SPA-услуг входят:

• две ночи проживания;
• две 50-минутные SPA-процедуры на ваш выбор;
• завтрак в номере на двоих;
• подарочная корзина по прибытию.

Не стоит беспокоиться, что вариант 2 занимает больше пространства. Пользователей не смущает дополнительный скроллинг, если только он оправдан получением интересной информации. На самом деле лендинг, который выглядит дружелюбно и прост для понимания в силу надлежащего использования маркированных списков, получит гораздо больше внимания пользователей, чем сайт, встречающий их стеной текста. На том, как правильно составить маркированный список, остановимся подробнее.

Читайте также: Как текст одного буллета увеличил конверсию на 18,59%

7 советов, как лучше реализовать маркированный список

1. Все пункта списка должны иметь приблизительно одинаковую длину строки

Маркированный список становится эффективнее, когда содержит связанные друг с другом пункты. При этом все они должны иметь общую степень важности. Если возможно, постарайтесь уместить каждый пункт в заранее определенный размер строки, чтобы ни один из них не казался важнее другого. Подобный перфекционизм не только радует глаз, но и не перегружает список.

Неправильно

Возьмите в лагерь следующие вещи:

• спальный мешок;
• купальный костюм для прогулки к водопадам;
• солнцезащитный крем;
• водонепроницаемая куртка для дождливых дней. Возможны грозы.

Разница в длине делает список неупорядоченным и неравномерным.

Правильно

Возьмите в лагерь следующие вещи:

• спальный мешок;
• солнцезащитный крем;
• купальный костюм;
• дождевик.

2. Используйте нумерованные перечни только тогда, когда последовательность или количество элементов имеют важное значение

Нумерованные списки, как правило, используются в тех случаях, когда пункты должны быть перечислены в определенном порядке, например, порядок действий при работе с программой. Либо когда количество пунктов имеет значение, например, в разного рода топах (топ-10 лучших техник и т. д.).

Если же порядок или общее количество пунктов не имеет значения, нумеровать список не нужно. Это просто-напросто создаст путаницу: в проводимых пользовательских тестированиях участники, глядя на нумерованные списки, ошибочно думали, что они должны выполнить каждый пункт, хотя им нужно было выбрать только один.

Неправильно

Пожалуйста, свяжитесь с нами одним из следующих способов:

1. Контактная форма на сайте
2. Чат
3. Звонок по телефону
4. Личная встреча

Правильно

Пожалуйста, свяжитесь с нами одним из следующих способов:

• Контактная форма на сайте
• Чат
• Звонок по телефону
• Личная встреча

3. Используйте параллельные конструкции предложений

Стиль написания пунктов списка должен быть единообразным. Большое разнообразие формулировок может показаться неграмотным и замедлить (или даже запутать) читателей.

То же относится и ко структуре элементов. Каждый из них должен начинаться с одной и той же части речи (существительного, глагола и т. д.) и представлять либо фрагмент, либо полное предложение.

Неправильно

Пожалуйста, следуйте правилам пребывания в парке:

• выкидывайте мусор только в урны;
• животные могут пугаться громких звуков;
• желтыми линиями отмечены места, где вы можете стоять;
• сохранять парк в чистоте — задача каждого.

В этом примере каждый пункт начинается со слов разных частей речи.

Правильно

Пожалуйста, следуйте правилам пребывания в парке:

• выкидывайте мусор только в урны;
• не шумите;
• не пересекайте желтые линии;
• сохраняйте парк чистым.

Второй список читается лучше, потому что каждая фраза начинается со слов одной части речи, в данном случае с повелительной формы глагола.

4. Избегайте повтора слов в начале предложений

Если возможно, старайтесь, чтобы каждый пункт начинался с разных слов, поскольку тогда их будет проще отличить друг от друга.

Неправильно

Как выбрать спелый ананас:

• обратите внимание на его запах: он должен быть приятным;
• обратите внимание на его структуру: ананас должен быть крепким;
• обратите внимание на его цвет: он должен быть золотисто-желтым.

Правильно

Как выбрать спелый ананас:

• понюхайте его: запах должен быть приятным;
• сожмите его: ананас должен быть крепким;
• обратите внимание на цвет: он должен быть золотисто-желтым.

5. Фраза или предложение, предваряющее маркированный список, должны быть понятными и раскрывающими его содержание

Вводные слова, так называемые lead-in (слова, стоящие непосредственно перед маркированным списком), очень важны, поскольку они дают читателю понять, что за список перед ним и почему он так важен. Лид-ин не обязательно должен иметь форму полного предложения, особенно если каждый пункт раскрыт в достаточной степени.

Неправильно

Отдых в Британской Колумбии:

• походы;
• художественные музеи;
• плавание на каноэ по озеру.

Лид-ин (Отдых в Британской Колумбии) не ясно описывает список. Кроме того, в этом списке перечислены занятия, но «художественные музеи» — это не занятие.

Правильно

В ваш отдых в Британской Колумбии включены:

• походы;
• посещение музеев;
• плавание на каноэ по озеру.

6. Соблюдайте правила оформления списков

Существуют конкретные правила оформления маркированных списков.

Итак:

• если маркированный список состоит из целых предложений, то каждый пункт начинается с заглавной буквы, а в конце ставится точка;
• если же вы имеете дело с фрагментами предложения, в конце точку ставить не надо. Заглавная буква тоже по правилам не ставится, но для повышения удобства текста рекомендуется ее все же ставить.

Неправильно

Если вы стали свидетелем издевательств:

• вам следует заступиться за человека, над которым издеваются
• рассказать взрослым об этой ситуации
• посоветовать жертве рассказать об этой ситуации взрослым
• оказать поддержку, проявив заботу

Пункты начинаются не с заглавных букв, и в конце нет точек.

Правильно

Если вы стали свидетелем издевательств:

• Вам следует заступиться за человека, над которым издеваются.
• Рассказать взрослым об этой ситуации.
• Посоветовать жертве рассказать об этой ситуации взрослым.
• Оказать поддержку, проявив заботу.

Неправильно

Вы можете защитить окружающую среду, если будете:

• Отдавать бумагу и предметы из пластика на переработку.
• Использовать меньше одноразовых предметов.
• Делиться с другими вещами, которые вам не нужны.
• Смените автомобиль на велосипед.

Это фрагменты предложения, поэтому пунктуация не нужна.

Правильно

Вы можете защитить окружающую среду, если будете:

• Отдавать бумагу и предметы из пластика на переработку
• Использовать меньше одноразовых предметов
• Делиться с другими вещами, которые вам не нужны
• Смените автомобиль на велосипед

7. Не злоупотребляйте маркированными списками, так как они могут потерять свою эффективность

Как и в случае со многими другими техниками дизайна, слишком частое использование маркированных списков может оказаться нерезультативным, а то и вредным. Обилие точек и тире может еще больше обескуражит посетителя, чем стена текста. Поэтому вам следует более тщательно выбирать то, что будет отображено в формате маркированного списка.

Вертикальные списки хороши, когда у вас есть три и более пунктов, на которые вы хотите обратить внимание читателя. Менее трех пунктов лучше оставить в пределах одного предложения.

Избегайте составных перечней, когда один список включен в состав другого, поскольку это, как вы понимаете, затрудняет его восприятие. Если же составные списки обязательны, проследите, чтобы они отличались друг от друга стилем написания.

Читайте также: Детали имеют значение, или История оптимизации конверсии буллетов

Заключение

Это наиболее общие рекомендации, и каждая компания может выбрать свой стиль оформления. Если ваша организация придерживается гида по стилю, сверьтесь с руководством, прежде чем решитесь на какие-либо изменения. Важным аспектом правильного написания является единообразие стиля во всех документах и письменных источниках компании.

Вертикальные списки привлекают внимание и придают значимости каждому элементу списка. Такой подход более эффективен, поскольку подобный контент легче просканировать и понять.

Высоких вам конверсий! 

По материалам nngroup.com. Источник картинки: jhembach

17-04-2017

15 секретов составления действительно работающего списка дел [2023] • Асана

Резюме

Все любят вычеркивать пункты из списка дел, но если это сделать неправильно, список дел может причинить больше вреда чем пользы. В этой статье мы предлагаем конкретные советы, которые помогут вам настроить свои дела на успех, в том числе о том, как эффективно фиксировать, организовывать и расставлять приоритеты задач. Читайте дальше, чтобы поднять свой собственный список на новый уровень, чтобы вы могли перестать беспокоиться о неуместных заметках и начать отмечать вещи.

Список дел — это просто список того, что вам нужно сделать. Это означает, что в вашем списке дел может быть что угодно и что угодно, но то, что вы записали свои дела, не означает, что ваш список дел на самом деле полезен. Эффективное отслеживание сроков выполнения вашей работы может помочь вам расставить приоритеты и добиться отличной работы. Но слишком часто этот список рабочих дел дезорганизован и не связан с реальной работой, которую вы выполняете, что приводит к меньшей ясности и большему количеству работы над работой.

Хорошая новость заключается в том, что составление списка дел не обязательно должно быть бесполезным занятием. Возьмите под контроль свои дела с помощью этих 15 секретов, чтобы составить список дел, который действительно работает.

Прежде всего: попрощайтесь с письменным списком дел

Если вы еще этого не сделали, первый шаг к созданию списка дел, который действительно работает, — создать его в приложении списка дел. Письменные списки дел дают удивительно приятное ощущение вычеркивания чего-то, но они также являются худшим способом отслеживать ваши дела. Правда в том, что письменный список дел неорганизован, подвержен ошибкам, легко теряется и неэффективен.

Вместо этого начните работу со списком дел. В отличие от письменного списка дел, преимущества цифрового списка дел включают в себя:

• Сортировка и расстановка приоритетов. Если вы хотите изменить порядок написанного списка дел, вам придется переписать его целиком. Но с приложением списка дел вы можете легко перетаскивать элементы. Мало того, большинство приложений со списками дел предлагают способ отслеживания приоритета с помощью настраиваемых тегов. Цифровые списки дел также позволяют настраивать повторяющиеся задачи, чтобы вы больше никогда не забывали о еженедельных встречах. Кроме того, приложения со списками дел поддерживают несколько представлений, поэтому вы можете визуализировать свои задачи так, как вам удобнее, будь то список или канбан-доска.

• Потерять невозможно. В отличие от рукописного списка дел, вы не можете «потерять» онлайн-список дел. У вас всегда будет доступ к списку — будь то на вашем компьютере или в мобильном приложении — так что вы можете записывать задачи, где бы вы ни находились.

• Добавьте дополнительный контекст к вашим задачам. Большинство приложений со списками дел предлагают способ добавления дополнительной информации в описание. В письменном списке дел все, что у вас есть, — это пара слов, чтобы описать, над чем вам нужно поработать. Но с приложением списка дел у каждого дела есть расширяемое описание, где вы можете добавить любые соответствующие детали задачи, рабочие документы или важную информацию. Кроме того, приложения со списками дел используют такие интеграции, как Google Диск, Google Календарь и Outlook, поэтому вы можете прикреплять документы и добавлять контекст к своим наиболее важным задачам.

• Создавайте отдельные списки в одном месте. Прежде чем выбрать приложение со списком дел, убедитесь, что вы можете создать в приложении более одного «списка». Например, вы можете создать личный список дел для своей работы, другой для работы вашей команды и третий для вашего профессионального развития. Или вы можете отсортировать задачи по временным рамкам, например создать список дел на день и список дел на неделю. Приложение списка дел с несколькими вариантами списка позволяет хранить все эти дела в одном месте.

• Установка сроков выполнения, напоминаний и уведомлений.  Ваши задачи ничего не значат, если они не выполнены вовремя. С помощью приложения со списком дел вы можете отслеживать, когда нужно выполнить работу, и настраивать напоминания или уведомления, чтобы убедиться, что вы выполняете свои задачи вовремя.

• Сотрудничество.  Когда ваш индивидуальный список дел организован и ваши приоритеты ясны, вы можете лучше участвовать в командных проектах и ​​инициативах. Другими словами, чем более вы организованы, тем легче будет сотрудничать с вашей командой.

Создайте шаблон списка дел на неделю

Если вам нужно приложение для списка дел, попробуйте Asana. Asana – это инструмент управления работой, разработанный, чтобы помочь вам организовать свою работу, чтобы вы точно знали, что делать, почему это важно и как это сделать. Используйте Asana, чтобы отслеживать свою работу и связывать ее с более крупными проектами, подключать товарищей по команде и следить за тем, чтобы ничего не пропало.

15 секретов для улучшения списка дел

Если вы готовы вывести свой список дел на новый уровень, попробуйте эти 15 советов, чтобы добиться максимальной ясности и снизить неэффективность. Обратите внимание, что в большинстве этих советов предполагается, что вы используете приложение со списком дел для организации своей работы и повышения производительности.

1. Запечатлейте все

Лучше что-то записать и потом отметить как завершенное, чем забыть, что вы хотели сделать в первую очередь. Часто некоторые из наших лучших мозговых штурмов происходят, когда мы не готовы записать их, но вдохновение не ждет, чтобы прийти. Если у вас есть мимолетная мысль о том, что вы могли бы сделать, чтобы улучшить проект, или отличная идея, чтобы представить ее вашему боссу, просто добавьте это в свой список дел.

Вот почему так важно выбрать приложение для списка дел, которое удобно для мобильных устройств. Таким образом, если вы в пути, вы можете записать заметку, не вспоминая ее, пока не вернетесь к компьютеру.

Снижение зависимости от человеческого мозга и памяти облегчит жизнь вашему будущему «я». Асана помогает нам снизить когнитивную нагрузку на людей и обеспечить ясность».

—Эми ​​Нельсон, генеральный директор Venture for America

2. Списки, списки и еще раз списки

Одна из причин, по которой списки дел становятся настолько громоздкими, заключается в том, что они, как правило, содержат беспорядочную мешанину всего. Возможно, вы работаете над несколькими проектами на работе, и попытка сохранить напоминание о пересмотре краткого изложения предстоящей кампании рядом с заметкой о поиске поставщиков для мероприятия может быстро привести к путанице. Неудивительно, что вы чувствуете себя подавленным.

Чтобы контролировать свой список дел и выполнять свою работу наилучшим образом, рассмотрите возможность создания нескольких списков. Например, убедитесь, что у каждого проекта или крупной инициативы есть собственный список. Кроме того, рассмотрите возможность создания одного списка для работы, которая требует немедленного действия, другого для идей будущих проектов и третьего для личных задач, таких как список покупок. Таким образом, вы можете открыть список дел, относящихся к работе, которую вы делаете прямо сейчас, чтобы лучше сосредоточиться на том, что вам нужно сделать.

Создайте шаблон списка дел на неделю

3. Организуйте список дел по рабочему процессу, приоритету или сроку выполнения

Ежедневная реорганизация списка дел — пустая трата времени, даже если это иногда весело. Не поддавайтесь искушению, создав действительно хорошую структуру для вашего списка задач. Если ваше приложение поддерживает это, рассмотрите возможность создания разделов для разных типов работы. Таким образом, вы можете сортировать работу по проекту или приоритету, в зависимости от ваших предпочтений.

4. Сделайте это действенным

Ваш список дел не место для хранения мыслей или целей. Эти детали важно зафиксировать, но если вы сохраните все в одном списке дел, ваша важная работа может быть потеряна или похоронена. Вместо этого постарайтесь зафиксировать эти элементы в инструменте управления проектами или системе управления целями. Таким образом, у вас по-прежнему будет доступ ко всем разовым мыслям и важным целям, не загромождая свой список дел.

Несмотря на то, что важно хранить мысли и цели отдельно от основного, действенного списка дел, необходимость переключения между несколькими инструментами может быстро утомить. Вместо этого поищите способ собрать всю эту информацию в одном инструменте, таком как Asana.

5. Сначала глаголы, подробности позже

В дополнение к тому, чтобы убедиться в том, что каждое задание является действенным, мы рекомендуем начинать название большинства дел с глагола. Хотя это не правило «сделай или сломай», начинайте задачи с глагола, чтобы точно знать, о чем каждая задача.

Например, задача  Три рекламных изображения Facebook мало что вам скажет. Если вы добавите слово «дизайн» к названию задачи, задача сразу станет понятной и понятной:  Создайте три изображения для рекламы в Facebook.  Списки дел с названиями глаголов дают вам представление о том, что у вас на тарелке.

6. Расставляйте приоритеты для ваших дел

Чтобы быть уверенным, что вы выполняете нужную работу вовремя, важно знать, какие из ваших дел являются наиболее важными. Независимо от того, помещаете ли вы самые важные задачи вверху или используете настраиваемые теги для отметки приоритета, убедитесь, что у вас есть видимость вашей важной работы, чтобы вы ничего не пропустили.

Прочтите: Как расставить приоритеты в своей самой важной работе

Это не значит, что вы должны сначала выполнить свою самую важную работу. Иногда начать день с простого задания — лучший способ сдвинуться с мертвой точки. Или, может быть, вы живете по правилу 80/20, которое гласит, что вы можете выполнить 80% своей работы за 20% времени, и вам нравится избавляться от этого. Даже если вы не выполняете высокоприоритетную работу в первую очередь, убедитесь, что вы знаете, что вам нужно сделать до конца рабочего дня.

Раньше я приходил домой, укладывал сына спать в восемь, а потом до полуночи просматривал электронную почту, пытаясь фундаментально разобраться в цепочках и в том, что происходит. И теперь я буквально могу выполнить свою асану, потому что я точно знаю, что важно».

— Бринн Патнэм, генеральный директор, Mirror

7. Всегда указывайте крайний срок

Когда дело доходит до выполнения ваших задач, вам нужно не только знать, что делать, но и знать, когда это делать. к. Завершение всех ваших важных задач не имеет большого значения, если они выполнены в неподходящий день. Другими словами, вам всегда нужно знать, кто, что и когда делает. Даже если у вас нет жесткого дедлайна, лучше записать дату и перенести ее, чем все вместе пропустить дедлайн.

8. Разбивайте большую работу на более мелкие задачи

Одна из самых больших проблем с точным попаданием в ваши задачи — это видеть что-то, что нужно сделать завтра, но затем понимать: «Вау, это на самом деле работа на неделю».

Если вы часто сталкиваетесь с этой проблемой, попробуйте разбить работу на более мелкие задачи или подзадачи. Возможно, ваша работа не должна быть выполнена до пятницы, но это большая задача, на выполнение которой уйдет несколько дней. Разбив эту работу на задачи, которые вы можете выполнить в начале недели, будет иметь решающее значение для успеха вашего проекта.

Асана позволила нам увидеть общий объем работы, которую мы на самом деле выполняли, а затем она позволила нам перерасставить приоритеты и изменить стратегию типов работы, которую мы выполняли».

— Карла Де Чиччио, контент-стратег, Школа менеджмента Телфера

9. Пакетное выполнение одинаковых задач

Когда вы работаете в пакетном режиме, вы не только выполняете свои задачи, но и повышаете свою производительность. Каждый раз, когда вы меняете задачи или начинаете новый проект, вашему мозгу требуется некоторое время, чтобы приспособиться и перекалиброваться. Правда в том, что люди на самом деле не очень хорошо справляются с многозадачностью, поэтому чем большее количество задач вы можете сгруппировать, тем легче это будет для вашего мозга.

В частности, обратите внимание на повседневную работу, которую можно было бы упростить и упростить. Если есть вещи, которые вы делаете каждый день, вы, вероятно, даже не думаете о том, сколько времени вы тратите на них, но это время действительно может складываться. Если у вас есть ежедневные задачи, обратите внимание на то, сколько времени они на самом деле занимают вас. Затем посмотрите, сможете ли вы быть более эффективными с ними. Можете ли вы их группировать или автоматизировать? Удаление этой работы не только очистит ваш список дел, но и сделает вас более продуктивным и улучшит управление временем.

10. Отмечайте свой прогресс

Каждый раз, когда вы что-то отмечаете в своем списке дел, вы чего-то достигли. Это большое дело! Вы должны отпраздновать, даже если это всего лишь легкое похлопывание по спине.

В Asana одной из основных корпоративных ценностей является сердечность — выдуманное слово, конечно, но оно близко и дорого нашему сердцу. Сердцебиение означает находить время, чтобы повеселиться и создать значимый опыт в течение рабочего дня. Если вы когда-либо использовали Asana, вы могли видеть, как единороги и йети летают по вашему экрану, когда вы выполняете задачи. Почему? Настоящий вопрос — почему бы и нет?

Функции Asana, такие как единороги, летающие по экрану, когда вы выполняете задачу, делают работу менее обязательной и больше похожей на развлечение».

— Джо Моран, директор по работе с контентом, Фонд исследований болезни Паркинсона Майкла Дж. Фокса

11. Сортируйте список в конце дня

Вместо того, чтобы тратить половину утра на прочесывание списка дел, организуйте свои новые задачи накануне вечером, чтобы, когда вы входите в систему, вы уже точно знали, что в списке. Потратив 5-10 минут накануне вечером, вы можете быть уверены, что готовы к новому дню на следующее утро.

Создайте шаблон списка дел на неделю

12. Отключите уведомления

Уведомления являются огромным преимуществом для хорошей работы, и любое хорошее приложение для списка дел будет иметь лишние уведомления. Что не менее важно, так это функция «отложить» или «Не беспокоить». В конечном счете, вы организуете свою работу так, чтобы быть более продуктивным, а иногда это означает, что вам нужно сосредоточиться, а не отвлекаться на случайный пинг.

Отвлекающие факторы обходятся дорого, поэтому мы сосредоточились на их устранении везде, где только можно. С Asana люди могут войти в поток и выполнять свою работу без помех, потому что все знают, где обстоят дела и за что они несут ответственность — вставать не требуется».

— Рассел Бенароя, соучредитель и партнер Stride

Прочтите: 7 советов, как сосредоточиться и уменьшить цифровые отвлекающие факторы

13. Отслеживайте то, что вам не нужно делать

Вы не хотите тратить время на второстепенную работу . Таким образом, хотя вы всегда хотите фиксировать детали в своем списке дел, также важно отбрасывать их, когда это необходимо.

Если вы отслеживаете приоритетность дел, у вас уже есть представление о том, что является наиболее и наименее важным. Затем, при необходимости, не бойтесь расставить приоритеты в работе. Отслеживание ваших дел — это не выполнение каждой мелочи каждый день — это получение контроля над вашими задачами, чтобы вы могли выполнять самую важную работу.

14. Следите за отставшими

У всех нас есть задачи, которые мы должны были выполнить на прошлой неделе, но до сих пор не успели их выполнить. Но если вы заметили эти задачи, спросите себя, почему они не были выполнены. Что удерживает вас от них? Вам нужно перераспределить их приоритеты или делегировать их кому-то другому? Есть ли что-то в задаче, чего вы не понимаете, что сдерживает вас? Знание того, почему вы прокрастинируете, может помочь вам быть более эффективным и пресечь эти отставшие в зародыше.

15. Совместная работа на одной платформе

В идеале вы не хотите отслеживать свои задачи в вакууме. Быть организованным и расставленным по приоритетам полезно только в том случае, если вы не видите работу своей команды — и наоборот. Самые эффективные команды — это те, которые разделяют центральный источник правды о том, где происходит работа. Таким образом, все точно знают, кто за какие задачи отвечает, и вы можете сосредоточиться на том, чтобы сделать свою работу как можно лучше в команде.

Естественно, мы думаем, что Асана – неплохой способ сделать это. С Asana ваша команда может организовать, что делать, почему это важно и как это сделать. Таким образом, вы не единственный, кто выиграет от повышения ясности и снижения неэффективности.

Отметьте «узнать, как составить список дел» из списка

Составление списка дел — это организация и обеспечение наглядности вашей работы, и с помощью этих 15 советов вы сделаете именно это. Но если вы хотите составить список дел для отслеживания работы, вам также нужен способ дать и получить представление о работе членов вашей команды. Ищите список дел, который предлагает дополнительные надежные функции, такие как управление задачами и управление проектами.

Создание шаблона списка дел на неделю

Добейтесь большего: попробуйте эти 10 простых советов для улучшения списков дел

Насколько эффективен ваш список дел? Помогает ли это вам планировать свой день? Подталкивает ли это вас к расстановке приоритетов для правильных задач? Или это бесконечный список вещей, которые вы еще не сделали, и теперь вы не собираетесь делать ни одну из них? Хороший список дел должен служить вам. Вы не должны быть в его власти.

Лучшие списки дел каждый день направляют вас в правильном направлении и помогают сосредоточиться на самых важных задачах. При правильных стратегиях список дел может помочь вам достичь и более крупных целей. Вот что вам нужно знать, чтобы ваш список дел работал на вас.

(Фото: Владимир Грищенко на Unsplash)

---

1. Выберите подходящее приложение… или бумагу

Первый шаг к созданию лучшего списка дел — решить, где его хранить. Важно, чтобы вам нравилось приложение или блокнот, который вы используете для своего списка дел, иначе вы можете не придерживаться его.

Обратите внимание, я сказал «ноутбук»? Хотя размещение списка дел в приложении дает много преимуществ (и я перечислю их через мгновение), в бумаге нет ничего плохого! Если бумага работает на вас, прекрасно. Точно так же подойдет и простая электронная таблица или текстовый документ. Используйте инструмент, который работает для вас.

Цифровые списки дел имеют ряд преимуществ перед бумажными, и полезно хотя бы знать, что они из себя представляют. Цифровые списки дел:

• легко редактируются, а значит, вы можете быстро обновлять информацию,

• имеют встроенные напоминания,

• трудно потерять, так как сам список обычно сохраняется в облако,

• может сортировать ваши задачи по приоритету, сроку выполнения или в алфавитном порядке, а

• позволяет назначать задачи другим людям и получать уведомления, когда они их завершают. Протестировав десятки из них, я чаще других рекомендую Todoist, Asana и Things. Но есть много других вариантов. OmniFocus удобен для людей, которые добавляют много деталей к своим задачам. Trello обращается к людям с визуальным мышлением. Некоторым людям нравится Google Tasks за его интеграцию с другими приложениями и сервисами Google. Habitica может привлечь ваше внимание, если вам нравится геймификация. И так далее.

  Основные советы, как оставаться продуктивным при работе из дома

  ---

  2. Создайте несколько списков

  Вам нужно несколько списков дел.

  У вас должно быть несколько списков, охватывающих основные категории вашей жизни, такие как работа, личное и домашнее хозяйство. Наличие нескольких списков поможет вам сосредоточиться. Когда вы работаете, вы не хотите отвлекаться на свой личный список. Когда вы покупаете продукты, вы не хотите обременять себя мыслями о своих рабочих обязанностях.

  Не сдерживайся. Составьте списки для всего, о чем вы думаете! Полезные останутся. Все бесполезное можно выбросить.

  Некоторые другие идеи заключаются в том, чтобы составить списки под названием:

  • Покупки со списком покупок,

  • Когда-нибудь, когда вы записываете неважные задачи, которые вы могли бы сделать когда-нибудь,

  • Выходные для все, что вы хотите сделать на выходных, но не хочу отвлекаться в будни,

  • Домашние дела для детей и

  • Идеи подарков, чтобы в течение всего года хранить идеи о том, что вы могли бы купить своей семье и друзьям по случаю следующего подарка.

  Вы можете добавлять новые списки или переименовывать их в любое время. Вы никогда не застреваете со списками, которые вы создаете.

  Наши самые популярные приложения для списка дел

  ---

  3. Записывайте свои задачи, как только вы о них думаете

  Когда новая задача приходит вам в голову, записывайте ее как можно быстрее. Люди иногда предполагают, что причина в том, чтобы убедиться, что вы не забыли, но на самом деле, записывая задачи, вы быстро избавляетесь от них. Как только вы это запишете, вам больше не нужно будет его запоминать, так что вы можете очистить свой мозг от этой мысли и подумать о более важных мыслях.

  Если в вашем приложении есть сочетание клавиш для добавления новой задачи, изучите его. Если в вашем приложении есть ярлык для мобильного телефона, настройте его.

  Для тех, кто использует бумагу, держите рядом с собой кусочек бумаги, пока вы работаете, чтобы быстро записывать отвлекающие мысли. Позже, когда это будет удобно, вы можете аккуратно скопировать их в свои официальные списки дел.

  ---

  Добавление сроков выполнения к задачам в вашем списке дел Asana поможет вам расставить приоритеты.

  Добавляйте ее каждый раз, когда у задачи есть срок выполнения. Увидев сроки выполнения задач, вы сможете расставить приоритеты.

  Не каждой задаче нужна жесткая и быстрая дата выполнения, но иногда ее все равно полезно добавить по двум причинам.

  Во-первых, большинство приложений для списков дел позволяют вам видеть, что нужно сделать сегодня, завтра и позже на неделе, независимо от того, в каком списке они находятся. Таким образом, вы можете увидеть все, что нужно сделать сегодня, и понять, как прошел день. Пойду. Вы также можете воспользоваться моментом, чтобы перенести некоторые задачи, если вы чувствуете себя подавленным, просто глядя на все, что нужно сделать в течение следующей недели.

  Во-вторых, назначая сроки выполнения задач, вы эффективно планируете свою неделю, что является отличной стратегией тайм-менеджмента.

  ---

  5.

  Ежедневно пересматривайте свои списки дел

  Начинайте каждый день с того, что просматривайте свой список задач и оценивайте его целесообразность. Затем пересмотрите его.

  Если у вас запланировано слишком много задач на день, и вы знаете, что не сможете выполнить их все, вы настраиваете себя на неудачу.

  ---

  6. Ограничьте себя 3–5 задачами в день

  Каков ваш дневной лимит задач? Это зависит от того, какие задачи вы записываете и насколько сложно их выполнить.

  Большинству людей я рекомендую начинать с ограничения от трех до пяти задач в день. Может показаться, что это не так уж и много, но если вы сосредоточитесь на том, чтобы записать три самых важных дела, которые вам нужно сделать сегодня, вы можете обнаружить, что это уже слишком много.

  Почему бы не написать больше? Если вы записываете слишком много задач и не выполняете их все, вам придется отложить их на другой день. Это означает перераспределение приоритетов и изменение вашего списка, что является ненужной работой, которая вызывает стресс и может показаться обреченной на провал.

  Имея небольшое количество задач, вы с большей вероятностью их закончите. Чем больше вы закончите все свои задачи, тем лучше вы будете относиться к своим спискам дел в целом. Это позитивное чувство может подтолкнуть вас вперед.

  Ваши три-пять задач должны быть важными делами, которые вы должны выполнить. И не более двух из них должны быть рутинными задачами, вроде ежедневного приема лекарств. Сосредоточьтесь на своем намерении на день. Это то, что вы должны записать.

  Со временем отслеживайте, сколько задач вы отмечаете каждый день (лучшие приложения для ведения дел отслеживают это за вас), и вы поймете, какое количество задач вам нужно, если их не три-пять.

  Todoist отслеживает, сколько задач вы выполняете каждый день и неделю, и создает диаграмму, показывающую ваш прогресс.

  ---

  7. Ставьте задачи в свой список дел, а не цели

  То, что вы пишете в своем списке дел, имеет значение. Ставьте в свои списки задачи, а не цели и задачи. Для этого нужно знать разницу между ними.

  Цели — это масштабные достижения или желаемые результаты. Обычно их трудно измерить. Примером может служить «свободно говорить на хинди». Включение этого в список дел будет не очень эффективным.

  Рекомендовано нашими редакторами

  Лучшие приложения для списка дел на 2023 год

  6 простых способов вычеркнуть упрямые дела из списка дел

  Будьте организованны: как поместить свой список дел в Календарь Google

  Цели — это маркеры на пути к достижению цели. Их гораздо проще спутать с задачами, потому что цели более конкретны и поддаются количественной оценке. Пример цели: «Уметь поддерживать разговор на хинди о моих любимых фильмах в течение трех минут».

  Так что же такое задачи? Задачи — это действия, которые вы предпринимаете для достижения цели. Разбейте цель, и у вас есть свои задачи. Очень часто это единичные события (хотя они могут повторяться). Заданием может быть «выучить три новых глагола на хинди» или «читать на хинди 30 минут».

  Задачи, а не цели или задачи, входят в ежедневный список дел.

  ---

  8. Разделяйте цели и задачи

  В идеальном мире многие задачи, которые вы выполняете каждый день, будут преследовать большую цель. Вы должны знать, каковы ваши цели, но вам не нужно записывать их в свой ежедневный список дел.

  Вместо этого запишите свои цели и задачи в другом месте. Это все еще может быть в вашем приложении списка дел или блокноте, но не в списке, который вы просматриваете каждый день. Другие места, где вы можете записывать цели, — это ваш журнал или приложение для заметок.

  Время от времени возвращайтесь к своим целям. Проверьте их и пересмотрите. Просто не позволяйте им отвлекать вас от конкретных дел, которые вам нужно сделать сегодня.

  ---

  9. Чаще просматривайте свой список дел

  Просматриваемый список — это используемый список. Эффективный список дел поможет вам в течение дня , а это значит, что вам нужно часто на него смотреть. Просматривайте его каждое утро, чтобы мысленно подготовиться к предстоящему дню. Просмотрите его после обеда, чтобы знать, на чем еще вам нужно сосредоточиться до конца дня. Пересмотрите его в конце дня, чтобы перенести задачи, которые вы пропустили.

  Заведите привычку заранее просматривать все, что вы запланировали на предстоящую неделю, чтобы лучше планировать свое время и вносить коррективы.

  В течение дня, если вы начинаете теряться в том, что делаете, или нуждаетесь в отдыхе, посмотрите в своем списке дел что-нибудь маленькое и легкое (менее сложная задача, не требующая высокой концентрации) что вы можете решить в то же время.

  Чем больше вы смотрите на свой список, тем больше вы ему доверяете. Чем больше вы ему доверяете, тем меньше вам приходится помнить, какие задачи вы должны выполнить. Чем меньше вам нужно помнить, тем больше вы освобождаете свой разум, чтобы сосредоточиться на текущей задаче.

  ---

  10. Сделайте свой список дел доступным для сканирования

  Если вы часто просматриваете свой список дел, вы быстро поймете, насколько полезно сразу увидеть, что вам нужно.

  Используйте строгий язык или стенографию для написания своих задач. Многие приложения имеют рейтинг приоритета, звездочки, теги и другие детали, которые вы можете добавить к важным задачам, чтобы выделить их. Раскрасьте свои задачи, если это поможет. Применяйте значки, которые дают вам больше информации о задаче, например, требует ли она телефонного звонка или связана со здравоохранением. Независимо от того, как быстро вы просматриваете свой список дел, вы сможете получить много информации о том, что нужно сделать.

  ---

  Отметьте эти поля

  Большой список дел лежит в основе личной продуктивности. Как приятно найти приложение для управления задачами и процесс, который работает на вас. Отметка пунктов в вашем списке дает вам чувство выполненного долга и является ключевым элементом организации. Надежная система списков дел делает жизнь проще и менее напряженной.

  Нравится то, что вы читаете?

  Подпишитесь на информационный бюллетень Tips & Tricks , чтобы получить советы экспертов, чтобы получить максимальную отдачу от вашей технологии.